Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтоАФ 10
   АвтоФонд 6
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
   АвтоАФ
   АвтоОпись
   АвтоФонд
   АФ3
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта
return_links(1); ?>

Заполнение полей раздела «Фонд»

FAQ | Вопрос/ответ по Архивному Фонду

Разбиение на разделы условно – некоторые вопросы могут относиться и к другому разделу, поэтому при поиске решения просмотрите весь FAQ. Ответы на все вопросы авторские, кроме специально подписанных.

Вопрос:
Подсчёт сводных не работает. На экране 2 информация по количеству единиц хранения в описях не обновляется.

    Ответ:
    Проверьте заполнение поля «Движение» (ЭКРАН 3). Значение должно быть «наличие». При других значениях подсчёта сводных по этому фонду не происходит. Если подсчёт требуется всё равно, временно укажите значение «наличие», а после подсчёта сводных верните прежнее значение движения.

Вопрос:
Занесли дела типа «фото» для описей личного происхождения. Позднее тип этих дел сменён на «л/п». Теперь в разделе «Фонд» (ЭКРАН 2) значение в поле «Объём ед.хр. по описям» для фотодокументов не обнуляется при подсчёте сводных. Все записи в разделе «Опись» и «Дело» просмотрены, ни одного дела типа «фото» теперь нет. Вручную исправить значение тоже нельзя. Что делать?

Архивный Фонд
Экран 2. Фонд
В поле «Введено л/с ед.хр.» значение не обнуляется при подсчёте сводных

    Ответ 1:
    Это ошибка программы Архивный Фонд. Не обнуляются значения во всех этих полях – Фото, Фоно, Видео и т.д.

    Используйте АвтоАФ для исправления проблемы – выберите меню Фонд | Обнулить кол-во дел по описям.

    Ответ 2:
    В любом DBF редакторе обнулите значения в полях A32, A33 и т.д., можете даже во всех записях. Обнуление этих значений не приведёт к потере данных, т.к. значения в этих полях рассчитываются автоматически каждый раз при подсчёте сводных в режиме Администратора. Выполните подсчёт сводных.

Вопрос:
Как заполнять поле «Категория» (ЭКРАН 1)?

    Ответ:
    По новым правилам поле «Категория» не заполняется, т.к. все фонды важны и ценны. Тем не менее, рекомендуется заполнять эти значения для внутреннего использования в архиве. Это поможет спланировать очерёдность написания предисловий к фондам и другую подобную деятельность.

Вопрос:
Как заполнять поле «Срок хранения» (ЭКРАН 3) для фондов (описей) по личному составу? Заполняю «времен.», но паспорт считается неверно.

    Ответ:
    Выберите значение «пост.» – это дела постоянного хранения, хоть и установлен предел. Временными считаются фонды на депозитарном хранении.

Вопрос:
В разделе «Фонд» курсор не переходит в поле «Неописанные л/п (документов)» (ЭКРАН 2). Поле «Вид» (ЭКРАН 3) заполнено «л/п».

    Ответ:
    Проверьте тип фонда (ЭКРАН 1), выберите тип л/п (фонд личного происхождения).

Вопрос:
В разделе «Фонд» заполняем раздел «Персоналии» (или другой) (ЭКРАН 4). В списке терминов нажимаем кнопку «Добавить», но программа вместо добавления нового термина выводит окно добавления нового фонда.

    Ответ:
    Вы не перешли в режим редактирования. Нажмите кнопку «Редактировать» внизу окна перед нажатием на кнопку «Персоналии».

Вопрос:
Все дела фонда переданы в другой архив. Надо обнулять значения количества дел (ЭКРАН 2, ЭКРАН 11)? Если дела фонда присоединены к объединённому архивному фонду?

    Ответ:
    Значения количества обнулять не надо. Числовые значения могут пригодиться в дальнейшем. Достаточно в разделах «Фонд» и «Опись» в поле «Движение» выставить значение «Перед.» или «Присоед.» (ЭКРАН 3, ЭКРАН 12)

Вопрос:
Как поменять местами номера двух фондов (описей, дел)? Для фондов 1597 и 1500 перепутаны номера друг с другом.

    Ответ:
    1. Откройте карточку фонда 1597. Выберите меню Запись | Изменение номера фонда. Присвойте номер несуществующего фонда, например 15001.
    2. Откройте карточку фонда 1500. Измените номер фонда на 1597.
    3. Откройте карточку фонда 15001. Измените номер фонда на 1500.

Вопрос:
В разделе Фонд (ЭКРАН 1) количество описей всего и введено не сходится.

Вопросы по разделу Опись

Статьи по Архивному Фонду

Свои вопросы по работе с программой Архивный Фонд присылайте по почте zoth@bk.ru, делитесь опытом.

FAQ (Frequently Asked Questions) – ЧАсто задаваемые Вопросы и Ответы. Русскоязычный аналог – ЧаВО, ФАК.

return_links(); ?>

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

© 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
Rambler's Top100