Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтоАФ 10
   АвтоФонд 6
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта Карта сайта
Нельзя плакать перед зеркалом что нельзя говорить перед зеркалом.

Экран 1. Заполнение раздела «Фонд»

Работа программой Архивный Фонд | Инструкция по вводу данных | Порядок заполнения полей | Заполнение раздела «Фонд»

FKOD – Поле «Номер фонда»: заполнение обязательно. Содержит номер архивного фонда, под которым данный фонд учитывается в архиве. Значения поля уникальны, т.к. в БД запрещено существование двух записей с одинаковым номером фонда.

Для внесения номера фонда отведено 3 поля, в первое вносится буквенное обозначение фонда, во второе – цифровое обозначение фонда (не более 5 знаков), в третье – буквенное для обозначения депозитарного хранения.

При неправильном заполнении поля изменение номера фонда возможно только в режиме «Редактировать всё». Во всплывающем меню «Запись» следует выбрать пункт «Изменение номера фонда».

FNAME – Поле «Сокращённое название фонда»: вводится официально принятое сокращённое название учреждения-фондообразователя на основании последней по хронологии записи названия фонда.

Для фонда личного происхождения указываются фамилия и инициалы фондообразователя.

Для семейного (родового) фонда – фамилия и инициалы главы семьи (рода).

Поле символьное, длина 100 знаков. Заполняется вручную.

A1 – Поле «Название фонда»: заполняется на основании последней по хронологии записи названия учреждения-фондообразователя. Название фонда включает полное название учреждения-фондообразователя, его подчинённость, местонахождение, крайние даты существования.

Для объединённого фонда приводится обобщённое название из листа фонда.

Для фонда личного происхождения – фамилия, имя, отчество, титул, даты жизни фондообразователя.

Для семейного (родового) фонда – фамилия, инициалы и титулы членов семьи (рода).

Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.

A2 – Поле «Исторический период»: содержит обозначение исторического периода, к которому относятся документы фонда.

Значение поля имеет коды: 0 – дореволюционный, 1 – послереволюционный, 2 – «без периода» для фондов, которые не отнесены к периодам 0 или 1.

Поле числовое, длина 1 знак, может принимать одно из значений: 0 или 1 или 2. Заполняется вручную. По умолчанию программа заполняет поле значением «0».

A3 – Поле «Категория фонда»: содержит код категорийности на основании листа фонда: 1, 2, 3, 0. Поле принимает значение «0» для фондов, не прошедших категорирование.

Поле числовое, длина 1 знак, может принимать одно из значений: 0 или 1 или 2 или 3. Заполняется вручную. По умолчанию программа заполняет поле значением «0».

A4 – Поле «Тип» (тип фонда): значение поля определяется по характеру документов фонда и может принимать только одно значение. Заполняется через меню со значениями:

  • упр. (управленческая документация),
  • л/п (документы личного происхождения),
  • НТД (научно-техническая документация),
  • л/с (документы по личному составу),
  • кино,
  • фото,
  • фоно,
  • видео,
  • МЧД (машиночитаемые документы),
  • м/ф-подл. (микроформы на правах подлинников)

    Поле типа «со списком».

    A5 – Поле «Количество описей»: содержит суммарное количество описей по фонду.

    Поле числовое, длина 3 знака. Заполняется вручную.

    A6 – Поле «Введено описей»: курсор в режимах ввода и редактирования пропускает это поле. Заполнение ведётся автоматически путём суммирования записей, введённых в БД «Опись» по текущему фонду.

    Поле числовое, длина 3 знака. Доступ в поле закрыт.

    A140 – Поле «Год выверки»: содержит год последней выверки учётных документов.

    Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. Значение 0, >1900.

    Поля, расположенные под заголовком «Даты документов» – A7A10.

    A7, A9 – Поля «Начальная» и «Конечная» даты: вводится год наиболее раннего и наиболее позднего документа в составе фонда.

    Если даты документов установлены приблизительно, то в данные поля заносится начальный или конечный год условного периода, к которому отнесены документы фонда. Например: 1-я четверть века – 1900–1925 гг., 1-я половина века – 1900–1950 гг., середина века – 1950 г. заносится в оба поля, 3-я четверть века – 1951–1975 гг., конец века – 1976–2000 гг., 20-е годы века – 1920–1929 гг. и т.д.

    Поля числовые, длина 4 знака. Заполняются вручную. Значение 0, >1000. При заполнении происходит автоматический контроль – A9>=A7.

    Если даты документов установлены приблизительно, косвенным путём, то заполняются поля A8 и A10, в которые вносится знак «*». В случае, если даты документов установлены точно, то поля A8 и A10 остаются незаполненными.

    Поля допускают ввод только двух значений: пусто (Пробел) или звёздочка («*»).

    A11 – Поле «1–е поступление» (дата 1–го поступления документов): вводится год.

    Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. Значение 0, >1000.

    A12 – Поле «Источник поступления» (тип источника поступления): заполняется через меню со значениями:

  • госуд. структ. (государственная структура),
  • негос. структ. (негосударственная структура),
  • част. лицо (частное лицо),
  • др. госархив (другой государственный архив),
  • муниц.архив (муниципальный архив),
  • др. фонд (другой фонд),
  • ин. док. (инициативное документирование),
  • неучт. (неучтённые),
  • др. гос-во (другое государство),
  • иное,
  • муницип. структ. (муниципальная структура)

    Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 36 знаков.

    A13 – Поле «Основание поступления»: заполняется через меню со значениями:

  • истеч. вед. срока хран. (истечение срока хранения документов в учреждении),
  • ликв. учр. при правопреемнике (ликвидация учреждения с определением правопреемника),
  • ликв. учр. без правопреемника (ликвидация учреждения без определения правопреемника),
  • дарение,
  • покупка,
  • репар. (репарация),
  • реституция,
  • депозит (договор депозита),
  • расп. АО (распоряжение органа управления архивным делом).

    Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 70 знаков.

    A14 – Поле «Последняя проверка наличия» (дата последней проверки наличия): вводится год самого позднего по дате утверждения акта проверки наличия и состояния дел.

    Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. При заполнении происходит автоматический контроль – A14>A11.

    A15 – Поле «Розыск» (находится ли в розыске): заполняется в случае, если фонд числится необнаруженным, но не снят с учёта.

    Поле логическое. Заполняется вручную.

  • 3.3.2. Экран 2

    Памятка «Работа с программой Архивный Фонд»

    Руководство пользователя программного комплекса «Архивный Фонд»

    Программа «Архивный Фонд»

    Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

    © 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
    Rambler's Top100