|
FKOD – Поле «Номер фонда»: заполнение обязательно. Содержит номер архивного фонда, под которым данный фонд учитывается в архиве. Значения поля уникальны, т.к. в БД запрещено существование двух записей с одинаковым номером фонда.
Для внесения номера фонда отведено 3 поля, в первое вносится буквенное обозначение фонда, во второе – цифровое обозначение фонда (не более 5 знаков), в третье – буквенное для обозначения депозитарного хранения.
При неправильном заполнении поля изменение номера фонда возможно только в режиме «Редактировать всё». Во всплывающем меню «Запись» следует выбрать пункт «Изменение номера фонда».
FNAME – Поле «Сокращённое название фонда»: вводится официально принятое сокращённое название учреждения-фондообразователя на основании последней по хронологии записи названия фонда.
Для фонда личного происхождения указываются фамилия и инициалы фондообразователя.
Для семейного (родового) фонда – фамилия и инициалы главы семьи (рода).
Поле символьное, длина 100 знаков. Заполняется вручную.
A1 – Поле «Название фонда»: заполняется на основании последней по хронологии записи названия учреждения-фондообразователя. Название фонда включает полное название учреждения-фондообразователя, его подчинённость, местонахождение, крайние даты существования.
Для объединённого фонда приводится обобщённое название из листа фонда.
Для фонда личного происхождения – фамилия, имя, отчество, титул, даты жизни фондообразователя.
Для семейного (родового) фонда – фамилия, инициалы и титулы членов семьи (рода).
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
A2 – Поле «Исторический период»: содержит обозначение исторического периода, к которому относятся документы фонда.
Значение поля имеет коды: 0 – дореволюционный, 1 – послереволюционный, 2 – «без периода» для фондов, которые не отнесены к периодам 0 или 1.
Поле числовое, длина 1 знак, может принимать одно из значений: 0 или 1 или 2. Заполняется вручную. По умолчанию программа заполняет поле значением «0».
A3 – Поле «Категория фонда»: содержит код категорийности на основании листа фонда: 1, 2, 3, 0. Поле принимает значение «0» для фондов, не прошедших категорирование.
Поле числовое, длина 1 знак, может принимать одно из значений: 0 или 1 или 2 или 3. Заполняется вручную. По умолчанию программа заполняет поле значением «0».
A4 – Поле «Тип» (тип фонда): значение поля определяется по характеру документов фонда и может принимать только одно значение. Заполняется через меню со значениями:
упр. (управленческая документация),
л/п (документы личного происхождения),
НТД (научно-техническая документация),
л/с (документы по личному составу),
кино,
фото,
фоно,
видео,
МЧД (машиночитаемые документы),
м/ф-подл. (микроформы на правах подлинников)
Поле типа «со списком».
A5 – Поле «Количество описей»: содержит суммарное количество описей по фонду.
Поле числовое, длина 3 знака. Заполняется вручную.
A6 – Поле «Введено описей»: курсор в режимах ввода и редактирования пропускает это поле. Заполнение ведётся автоматически путём суммирования записей, введённых в БД «Опись» по текущему фонду.
Поле числовое, длина 3 знака. Доступ в поле закрыт.
A140 – Поле «Год выверки»: содержит год последней выверки учётных документов.
Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. Значение 0, >1900.
Поля, расположенные под заголовком «Даты документов» – A7–A10.
A7, A9 – Поля «Начальная» и «Конечная» даты: вводится год наиболее раннего и наиболее позднего документа в составе фонда.
Если даты документов установлены приблизительно, то в данные поля заносится начальный или конечный год условного периода, к которому отнесены документы фонда. Например: 1-я четверть века – 1900–1925 гг., 1-я половина века – 1900–1950 гг., середина века – 1950 г. заносится в оба поля, 3-я четверть века – 1951–1975 гг., конец века – 1976–2000 гг., 20-е годы века – 1920–1929 гг. и т.д.
Поля числовые, длина 4 знака. Заполняются вручную. Значение 0, >1000. При заполнении происходит автоматический контроль – A9>=A7.
Если даты документов установлены приблизительно, косвенным путём, то заполняются поля A8 и A10, в которые вносится знак «*». В случае, если даты документов установлены точно, то поля A8 и A10 остаются незаполненными.
Поля допускают ввод только двух значений: пусто (Пробел) или звёздочка («*»).
A11 – Поле «1–е поступление» (дата 1–го поступления документов): вводится год.
Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. Значение 0, >1000.
A12 – Поле «Источник поступления» (тип источника поступления): заполняется через меню со значениями:
госуд. структ. (государственная структура),
негос. структ. (негосударственная структура),
част. лицо (частное лицо),
др. госархив (другой государственный архив),
муниц.архив (муниципальный архив),
др. фонд (другой фонд),
ин. док. (инициативное документирование),
неучт. (неучтённые),
др. гос-во (другое государство),
иное,
муницип. структ. (муниципальная структура)
Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 36 знаков.
A13 – Поле «Основание поступления»: заполняется через меню со значениями:
истеч. вед. срока хран. (истечение срока хранения документов в учреждении),
ликв. учр. при правопреемнике (ликвидация учреждения с определением правопреемника),
ликв. учр. без правопреемника (ликвидация учреждения без определения правопреемника),
дарение,
покупка,
репар. (репарация),
реституция,
депозит (договор депозита),
расп. АО (распоряжение органа управления архивным делом).
Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 70 знаков.
A14 – Поле «Последняя проверка наличия» (дата последней проверки наличия): вводится год самого позднего по дате утверждения акта проверки наличия и состояния дел.
Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. При заполнении происходит автоматический контроль – A14>A11.
A15 – Поле «Розыск» (находится ли в розыске): заполняется в случае, если фонд числится необнаруженным, но не снят с учёта.
Поле логическое. Заполняется вручную.
| 
