Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтоАФ 10
   АвтоФонд 6
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта Карта сайта

Экран 1. Заполнение раздела «Фонд»

Работа программой Архивный Фонд | Инструкция по вводу данных | Порядок заполнения полей | Заполнение раздела «Фонд»

FKOD – Поле «Номер фонда»: заполнение обязательно. Содержит номер архивного фонда, под которым данный фонд учитывается в архиве. Значения поля уникальны, т.к. в БД запрещено существование двух записей с одинаковым номером фонда.

Для внесения номера фонда отведено 3 поля, в первое вносится буквенное обозначение фонда, во второе – цифровое обозначение фонда (не более 5 знаков), в третье – буквенное для обозначения депозитарного хранения.

При неправильном заполнении поля изменение номера фонда возможно только в режиме «Редактировать всё». Во всплывающем меню «Запись» следует выбрать пункт «Изменение номера фонда».

FNAME – Поле «Сокращённое название фонда»: вводится официально принятое сокращённое название учреждения-фондообразователя на основании последней по хронологии записи названия фонда.

Для фонда личного происхождения указываются фамилия и инициалы фондообразователя.

Для семейного (родового) фонда – фамилия и инициалы главы семьи (рода).

Поле символьное, длина 100 знаков. Заполняется вручную.

A1 – Поле «Название фонда»: заполняется на основании последней по хронологии записи названия учреждения-фондообразователя. Название фонда включает полное название учреждения-фондообразователя, его подчинённость, местонахождение, крайние даты существования.

Для объединённого фонда приводится обобщённое название из листа фонда.

Для фонда личного происхождения – фамилия, имя, отчество, титул, даты жизни фондообразователя.

Для семейного (родового) фонда – фамилия, инициалы и титулы членов семьи (рода).

Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.

A2 – Поле «Исторический период»: содержит обозначение исторического периода, к которому относятся документы фонда.

Значение поля имеет коды: 0 – дореволюционный, 1 – послереволюционный, 2 – «без периода» для фондов, которые не отнесены к периодам 0 или 1.

Поле числовое, длина 1 знак, может принимать одно из значений: 0 или 1 или 2. Заполняется вручную. По умолчанию программа заполняет поле значением «0».

A3 – Поле «Категория фонда»: содержит код категорийности на основании листа фонда: 1, 2, 3, 0. Поле принимает значение «0» для фондов, не прошедших категорирование.

Поле числовое, длина 1 знак, может принимать одно из значений: 0 или 1 или 2 или 3. Заполняется вручную. По умолчанию программа заполняет поле значением «0».

A4 – Поле «Тип» (тип фонда): значение поля определяется по характеру документов фонда и может принимать только одно значение. Заполняется через меню со значениями:

  • упр. (управленческая документация),
  • л/п (документы личного происхождения),
  • НТД (научно-техническая документация),
  • л/с (документы по личному составу),
  • кино,
  • фото,
  • фоно,
  • видео,
  • МЧД (машиночитаемые документы),
  • м/ф-подл. (микроформы на правах подлинников)

    Поле типа «со списком».

    A5 – Поле «Количество описей»: содержит суммарное количество описей по фонду.

    Поле числовое, длина 3 знака. Заполняется вручную.

    A6 – Поле «Введено описей»: курсор в режимах ввода и редактирования пропускает это поле. Заполнение ведётся автоматически путём суммирования записей, введённых в БД «Опись» по текущему фонду.

    Поле числовое, длина 3 знака. Доступ в поле закрыт.

    A140 – Поле «Год выверки»: содержит год последней выверки учётных документов.

    Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. Значение 0, >1900.

    Поля, расположенные под заголовком «Даты документов» – A7A10.

    A7, A9 – Поля «Начальная» и «Конечная» даты: вводится год наиболее раннего и наиболее позднего документа в составе фонда.

    Если даты документов установлены приблизительно, то в данные поля заносится начальный или конечный год условного периода, к которому отнесены документы фонда. Например: 1-я четверть века – 1900–1925 гг., 1-я половина века – 1900–1950 гг., середина века – 1950 г. заносится в оба поля, 3-я четверть века – 1951–1975 гг., конец века – 1976–2000 гг., 20-е годы века – 1920–1929 гг. и т.д.

    Поля числовые, длина 4 знака. Заполняются вручную. Значение 0, >1000. При заполнении происходит автоматический контроль – A9>=A7.

    Если даты документов установлены приблизительно, косвенным путём, то заполняются поля A8 и A10, в которые вносится знак «*». В случае, если даты документов установлены точно, то поля A8 и A10 остаются незаполненными.

    Поля допускают ввод только двух значений: пусто (Пробел) или звёздочка («*»).

    A11 – Поле «1–е поступление» (дата 1–го поступления документов): вводится год.

    Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. Значение 0, >1000.

    A12 – Поле «Источник поступления» (тип источника поступления): заполняется через меню со значениями:

  • госуд. структ. (государственная структура),
  • негос. структ. (негосударственная структура),
  • част. лицо (частное лицо),
  • др. госархив (другой государственный архив),
  • муниц.архив (муниципальный архив),
  • др. фонд (другой фонд),
  • ин. док. (инициативное документирование),
  • неучт. (неучтённые),
  • др. гос-во (другое государство),
  • иное,
  • муницип. структ. (муниципальная структура)

    Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 36 знаков.

    A13 – Поле «Основание поступления»: заполняется через меню со значениями:

  • истеч. вед. срока хран. (истечение срока хранения документов в учреждении),
  • ликв. учр. при правопреемнике (ликвидация учреждения с определением правопреемника),
  • ликв. учр. без правопреемника (ликвидация учреждения без определения правопреемника),
  • дарение,
  • покупка,
  • репар. (репарация),
  • реституция,
  • депозит (договор депозита),
  • расп. АО (распоряжение органа управления архивным делом).

    Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 70 знаков.

    A14 – Поле «Последняя проверка наличия» (дата последней проверки наличия): вводится год самого позднего по дате утверждения акта проверки наличия и состояния дел.

    Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. При заполнении происходит автоматический контроль – A14>A11.

    A15 – Поле «Розыск» (находится ли в розыске): заполняется в случае, если фонд числится необнаруженным, но не снят с учёта.

    Поле логическое. Заполняется вручную.

  • 3.3.2. Экран 2

    Памятка «Работа с программой Архивный Фонд»

    Руководство пользователя программного комплекса «Архивный Фонд»

    Программа «Архивный Фонд»

    Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

    © 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
    Rambler's Top100