Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтОАФ
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта Карта сайта

Заполнение раздела «Дело»

Работа программой Архивный Фонд | Инструкция по вводу данных | Порядок заполнения полей

На каждый том единицы хранения вводится отдельная запись.

L1 – поле «Номер ед.хр.»: вносится номер единицы хранения по описи. Поле символьное, длина 10 знаков. С целью правильной сортировки дел в описи для внесения номера единицы хранения отведено 2 поля: в одно вносится цифровое обозначение номера единицы хранения, в другое – буквенный индекс (для литерных дел). Предусмотрено 8 знаков для цифр и 2 знака для букв.

Поле символьное, длина 10 знаков. Заполняется вручную.

L2 – поле «Том ед.хр.»: вносится номер тома (части) единицы хранения. Поле числовое, длина 3 знака. Заполняется вручную.

L3 – поле «Номер ед.уч.»: вносится номер единицы учёта по описи, Поле символьное, длина 6 знаков, 5 знаков для цифр и 1 знак для буквы. С целью правильной сортировки единиц учёта в описи для внесения номера единицы учёта отведено 2 поля: в одно вносится цифровое обозначение номера единицы учёта, в другое – буквенный индекс (для литерных ед.уч.).

Поле символьное, длина 6 знаков. Заполняется вручную.

L4 – поле «Заголовок»: вносится заголовок единицы хранения из описи. Заполняется вручную. Поле символьное, длина 250 знаков. Заполняется вручную.

L5 – поле «Аннотация»: вводится текст аннотации состава и содержания документов дела. Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.

L6 – поле «Делопроизводственный индекс»: вносится делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер единицы хранения. Поле символьное, длина 10 знаков.

L7 – поле «Производственный номер»: вносится производственный номер для спец.документации. Поле символьное, длина 10 знаков. Заполняется вручную.

Поля, расположенные под заголовком «Даты документов»

L8 – поле «Начальная дата»: вносится дата самого раннего документа ед.хр. Поле типа DATA, 10 знаков. Заполняется вручную.

L9 – поле «Конечная дата»: вносится дата самого позднего документа в ед.хр. Поле типа DATA, 10 знаков. Заполняется вручную.

L10 – поле «Неточная дата»: заполняется в случае, если даты документов в деле установлены приблизительно, если даты документов установлены точно, то поле не заполняется.

L11 – поле «Кол-во листов»: вносится количество листов в единице хранения по описи. Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную.

L12 – поле «Категория ед.хр.»: заполняется через меню со значениями:

  • уникальное
  • ОЦД
  • ценное

    Поле типа «со списком».

    L13 – поле «Тип документации»: заполняется через меню со значениями:

  • упр. (управленческая документация),
  • л/п (документы личного происхождения),
  • НТД (научно-технической документации),
  • л/с (документы по личному составу),
  • кино,
  • фото,
  • фоно,
  • видео,
  • МЧД (машиночитаемые документы),
  • м/ф-подл (микроформы на правах подлинников).

    Поле типа «со списком».

    L14 – поле «Примечание»: вносятся любые уточняющие сведения о единице хранения.

    Поле символьное, длина не ограничена, Заполняется вручную.

    L15 – поле «Драгоценности»: наличие в оформлении ед.хр. драг. камней и драг. металлов.

    Поле логическое. Заполняется вручную

    L16 – поле «Муз. предметы»: поле заполняется в том случае, если ед.хр. является музейным предметом.

    Поле логическое. Заполняется вручную.

    L17 – поле «Изо. мат.»: наличие в ед.хр. изобразительных материалов

    Заполняется через меню со значениями:

  • чертежи,
  • карты,
  • рисунки,
  • фото (фотографии),
  • иное.

    При заполнении следует иметь в виду, что наличие «фото» показывается в данном поле в случае, когда фотодокументы не сформированы в отдельную опись и находятся в составе дел на бумажной основе.

    Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 21 знак.

    L18 – поле «Закаталогизировано»: заполняется в том случае, если информация о деле включена в каталог.

    Поле логическое. Заполняется вручную.

    L19 – поле «Розыск»: заполняется в том случае, если ед.хр. находится в розыске. Поле логическое. Заполняется вручную.

    L20 – поле «Имеет СФ»: заполняется при наличии страховой копии ед.хр. Поле логическое. Заполняется вручную.

    L21 – поле «Имеет ФП»: заполняется при наличии копии ед.хр в фонде пользования. Поле логическое. Заполняется вручную.

    L22 – поле «Наличие дефектов»: заполняется при наличии в ед.хр. документов с дефектами основы и текста, а также неисправимо повреждёнными, требующими реставрации, переплёта, нумерации листов, шифровки, замены обложек, дезинфекции, дезинсекции. Поле логическое. Заполняется вручную.

    L23 – поле «Том описи»: заполняется при наличии нескольких томов описи. Поле символьное. Заполняется вручную.

    L24 – поле «Язык»: заполняется, если в ед.хр. имеются документы на других языках кроме русского. Русский язык не указывается.

    L25 – поле «Код рубрики»: в поле вносится код рубрики к которой отнесена единица хранения для включения в опись (структура описи). Поле числовое, длина 6 знаков.

    Поле RUBRIKA (расположено справа от кода рубрики): заполняется названием рубрики, соответствующей коду, зафиксированному в поле L25. Для того, чтобы заполнить это поле, нужно нажать экранную кнопку «рубрики» . Выбрав нужную рубрику, нажать клавишу Enter, после чего код и название рубрики автоматически переносятся на экран.

    Файлы ключевых слов:

    Персоналии 2: перечисляются фамилии, имена, отчества или инициалы лиц, упоминаемых в заголовке ед.хр. и аннотации.

    Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.

    Используется в качестве именного указателя к описи и организации поиска по фамилиям.

    География 2: перечисляются названия административно-территориальных единиц и топографические сведения, упоминаемые в заголовке ед.хр. и аннотации.

    Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.

    Используется в качестве географического указателя к описи и организации поиска по географическим названиям.

    Тематика 2: вводятся слова, отражающие основное содержание документов ед.хр, существительными или именными словосочетаниями в форме именительного падежа единственного или множественного числа для формирования предметно-тематического указателя к описи и организации тематического поиска.

    Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.

    Ключевые слова 2: вводятся термины для создания любого дополнительного вида указателя, названия учреждений, объектов, объединений и т.д.

  • 3.14. Заполнение раздела «Физическое состояние документов»

    Памятка «Работа с программой Архивный Фонд»

    Руководство пользователя программного комплекса «Архивный Фонд»

    Программа «Архивный Фонд»

    Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

    © 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
    Rambler's Top100