Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтоАФ 10
   АвтоФонд 6
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта Карта сайта
return_links(1); ?>

Экран 4. Заполнение раздела «Фонд»

Работа программой Архивный Фонд | Инструкция по вводу данных | Порядок заполнения полей | Заполнение раздела «Фонд»

Рубрика «Состав НСА к документам фонда» – поля A111A127.

RID – в поле вносится номер рубрикатора, которому отнесён данный фонд при подготовке путеводителя или других справочников по фондам.

Поле можно заполнить двумя способами:

  • внести значение вручную;
  • при помощи кнопок со стрелками выбрать нужный номер рубрикатора после чего при нажатии клавиши Enter значение автоматически вносится в поле.

    Имеется возможность связать каждый фонд с пятью рубрикаторами. Для этого, выбрав нужный номер рубрикатора, нажать экранную кнопку «Рубрика». На экране появится рубрикатор. Выбрав нужную рубрику, нажать клавишу Enter, после чего код и название рубрики автоматически переносятся на экран.

    A116 – Поле «Состояние описи».

    Поле принимает положительное значение, если состояние всех описей фонда удовлетворительное, и отрицательное – если даже отдельные описи находятся в неудовлетворительном состоянии. Состояние описи считается удовлетворительным, если опись полностью соответствует нормативным требованиям.

    Поле логическое. Заполняется вручную.

    Поля, расположенные под заголовком «Указатели к документам» – A117, A118.

    A117 – Поле «Внутрифондовые»: заполняется при наличии указателей, включающих информацию на уровне документа по одной, нескольким или всем описям данного фонда, через меню со значениями:

  • предм. (предметный),
  • тем. (тематический),
  • им. (именной),
  • геогр. (географический),
  • хрон. (хронологический),
  • ист. учр. (по истории учреждений),
  • видов док. (видов документов),
  • структ. (структурный),
  • отрасл. (отраслевой),
  • др. виды (другие виды),
  • перечень вопр. (перечень вопросов).

    Поле типа «со списком и редактированием», символьное, на экране 57 символов.

    A118 – Поле «Межфондовые»: заполняется при наличии межфондовых указателей, включающих информацию на уровне документа данного и других фондов, через меню со значениями:

  • предм. (предметный),
  • тем. (тематический),
  • им. (именной),
  • геогр. (географический),
  • хрон. (хронологический),
  • ист.учр. (по истории учреждений),
  • видов док. (видов документов),
  • структ. (структурный),
  • отрасл. (отраслевой),
  • др. виды (другие виды).

    Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 42 знака.

    Поля, расположенные под заголовком «Указатели к описям» (A119, A120).

    A119 – Поле «Внутрифондовые» заполняется при наличии указателей, включающих информацию на уровне ед.хр., ед.уч. (описательной статьи описи) по одной, нескольким или всем описям данного фонда, через меню со значениями:

  • предм. (предметный),
  • тем. (тематический),
  • им. (именной),
  • геогр. (географический),
  • хрон. (хронологический),
  • ист. учр. (по истории учреждений),
  • видов док. (видов документов),
  • структ. (структурный),
  • отрасл. (отраслевой),
  • др. виды (другие виды),
  • опись-указ. (опись-указатель).

    Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 54 знака.

    A120 – Поле «Межфондовые»: заполняется при наличии в межфондовом указателе информации на уровне ед.хр., ед.уч. (описательной статьи описи) данного фонда через меню со значениями.

  • предм. (предметный),
  • тем. (тематический),
  • им. (именной),
  • геогр. (географический),
  • хрон. (хронологичесий),
  • ист. учр. (по истории учреждений),
  • видов док. (видов документов),
  • структ. (структурный),
  • отрасл. (отраслевой),
  • др. виды (другие виды),
  • опись-указ. (опись-указатель).

    Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 54 знака.

    A121 – Поле «Каталоги»: заполняется, если информация о документах фонда по итогам целевой каталогизации включена в каталоги, через меню со значениями:

  • сист. (систематический),
  • им. (именной),
  • объект. (объектный),
  • предм.-тем. (предметно-тематический),
  • фильм. (фильмовый),
  • журн. (журнальный),
  • реж. (режиссёрский),
  • опер. (операторский),
  • студ. (студийный),
  • хрон. (хронологический),
  • авт. (авторский),
  • геогр. (географический),
  • исп. (исполнительский),
  • ист. учр. (по истории учреждений),
  • по л/с (по личному составу),

    Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 73 знака.

    A122 – Поле «Д/пр. вед. картотеки» (количество делопроизводственных ведомственных картотек): при заполнении следует иметь в виду, что за единицу измерения принимается название картотеки.

    Поле числовое, длина 2 знака. Заполняется вручную.

    A123 – Поле «Обзоры»: заполняется через меню со значениями:

  • фонд. (фондовый),
  • темат. (тематический).

    Учитываются как опубликованные, так и неопубликованные обзоры, названия которых приводятся в БД «Библиография».

    К тематическим обзорам следует относить обзоры как внутрифондовые, так и межфондовые, в которых использованы документы данного фонда.

    Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 12 знаков.

    A124 – Поле «Перечни» (количество перечней документов): указывается общее количество перечней, подготовленных на основе документов данного фонда, и межфондовых, в которых использованы документы этого фонда. Названия перечней приводятся в БД «Библиография».

    Поле числовое, длина 2 знака. Заполняется вручную.

    Поля, расположенные под заголовком «БД о составе и сод. док-тов» («Количество БД о составе и содержании документов» – A125A127).

    A125 – Поле «Внутрифонд.» (внутрифондовые).

    Поле числовое, длина 2 знака. Заполняется вручную.

    A126 – Поле «Межфонд.» (межфондовые).

    Поле числовое, длина 2 знака. Заполняется вручную.

    A127 – Поле «Межарх.» (межархивные)

    Поле числовое, длина 2 знака. Заполняется вручную.

    A96 – Поле «Незадок. периоды» (наличие незадокументированных периодов). Если такая информация отсутствует, то поле не заполняется.

    Под «наличием незадокументированных периодов» понимается в данном случае отсутствие документов фондообразователя в его фонде за определённый(е) период(ы) деятельности при том, что известно о существовании учреждения (лица) в данный(е) период(ы).

    Поле логическое. Заполняется вручную.

    A97 – Поле «Фондовые включения» (наличие фондовых включений). Если такая информация отсутствует, то поле не заполняется.

    Под «фондовым включением» понимается наличие в составе фонда учреждения (личного происхождения) документов другого или ряда других учреждений (фондообразователей).

    Поле логическое. Заполняется вручную.

    A109 – Поле «Историческая справка»: вводится текст исторической справки о фондообразователе, где, в частности, в обязательном порядке следует указать в какой системе относится данное учреждение, запись делается по форме «учреждение входило в систему…» (Например, «учреждение входило в систему Минсельхоза» или «учреждение входило в систему Минюста» и т.д.).

    Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.

    A110 – Поле «Аннотация»: вводится текст аннотации состава и содержания документов фонда.

    Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.

    Файлы ключевых слов:

    «Персоналии»: перечисляются фамилии, имена, отчества или инициалы лиц, упоминаемых в аннотации состава и содержания документов фонда.

    Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.

    «Географ. сведения» (географические сведения): перечисляются названия административно-территориальных единиц и топографические сведения, упоминаемые в аннотации состава и содержания документов фонда.

    Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.

    «Тематика»: вводятся слова, отражающие основное содержание документов фонда, существительными или именными словосочетаниями в форме именительного падежа единственного или множественного числа для формирования словаря-справочника и организации тематического поиска.

    Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.

  • 3.3.5. Экран 5

    Памятка «Работа с программой Архивный Фонд»

    Руководство пользователя программного комплекса «Архивный Фонд»

    Программа «Архивный Фонд»

    return_links(); ?>

    Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

    © 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
    Rambler's Top100