Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта

Организация работы по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу

Архивное дело

После завершения подшивки и нумерации на каждое дело составляется заголовок.

В начале заголовка указывается вид единицы хранения (дело, альбом, документы, реестр и т.д.) или разновидность документов – протоколы, приказы, постановления, отчёты, планы – которые характеризуют состав единицы хранения.

Если единица хранения состоит из различных по виду документов, которые связаны последовательностью делопроизводства и содержания по одному конкретному вопросу, тогда при составлении заголовка употребляется термин «дело». Чаще это понятие применяется при описании личных или судебных дел. Например: Личное дело Иванов Иван Петрович

Если в дело объединены документы нескольких видов по одному вопросу (протоколы, планы, сметы, заключения и т.д.), отражающие деятельность учреждения, тогда заголовок начинается со слова «Документы» и в скобках указывается не менее трёх видов документов. Например: Документы (информации, справки, отчёты) о проведении смотров-конкурсов, фестивалей, деловых игр

Если в деле содержится менее трёх видов документов, то все они перечисляются в заголовке. Например: План основных мероприятий и справки о ходе его выполнения.

При составлении заголовков дел, содержащих распорядительные документы, следует соблюдать следующее правило – приказы, постановления, решения, протоколы описываются с проставлением их крайних номеров. Например: Протоколы заседаний постоянно действующей комиссии с № 1 по № 75.

В заголовках дел, которые содержат плановые и отчётные документы указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который они составлены. Например: Годовой отчёт о деятельности организации за 2005 год.

Заголовки которые содержат статистические сведения составляются с указанием номеров форм статистической отчётности. Например: Статистические отчёты о выполнении планов по труду (ф. № 1-т) за 2005 год.

Нельзя употреблять в заголовке неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких, например, как «разная переписка», «бумаги к руководству», «финансирование объектов» и т.д.

При составлении заголовка важно, чтобы заголовок дела обеспечивал полное соответствие информации, заключённой в нём.

Страницы: 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

© 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
Rambler's Top100