Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтоАФ 10
   АвтоФонд 6
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
   АвтоАФ
   АвтоОпись
   АвтоФонд
   АФ3
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта
return_links(1); ?>

Заполнение полей других разделов

FAQ | Вопрос/ответ по Архивному Фонду

Разбиение на разделы условно – некоторые вопросы могут относиться и к другому разделу, поэтому при поиске решения просмотрите весь FAQ. Ответы на все вопросы авторские, кроме специально подписанных.

Вопрос [30 ноя 2004]:
Как заполнить дату рождения в разделе «Биографическая справка» (ЭКРАН 8) для личного фонда (или любую точную дату в любом другом разделе), если число и месяц неизвестны? Программа выдаёт сообщение Invalid Date, если указывается только год.

    Ответ:
    Неполные даты дополняйте до полных дат – если известен только год, то подставьте день и месяц как 01.01.1978. Если известны месяц и год, то подставьте день как 01.01.1978.

    В разделе «Дело» при этом заполняйте поле «Неточная дата» и оба поля с крайними датами. При переносе описей с помощью АвтоАФ полные даты автоматически получаются из неполных и автоматически заполняются все поля «Нач. дата», «Кон. дата», «Неточная дата».

    Заполняйте точные даты всегда. Если дата дела неизвестна (б/д), укажите крайними датами дела крайние даты описи.

Вопрос [30 ноя 2004]:
Какие данные указывать в разделе «Биографическая справка» для архивных коллекций? В коллекции много людей. На кого указывать биографические данные?

    Ответ:
    В этом разделе можно заносить несколько записей, поэтому на каждого фондообразователя заполните отдельную карточку. Нажмите кнопку «Добавить» либо выберите меню Запись | Добавить новую.

    Дополнительно в разделе «Фонд» через меню Запись | Добавить термин в файл (F4) добавьте все фамилии с инициалами в раздел (файл) «Персоналии». Это необходимо для дальнейшего поиска фонда по ключевым словам и формирования Путеводителя.

Вопрос:
Как в Архивный Фонд внести перечни вопросов? При нажатии на кнопку «Список вопросов» раздела «Дело» (ЭКРАН 18) появляется только сообщение «С данным делом пока ничего не связано». Это же сообщение и для раздела «Документ» (ЭКРАН 24).

    Ответ 1:
    Для того чтобы создать перечни вопросов дела и связать их с делом, документом или частью документа, необходимо:

    • Заполнить разделы «Дело» и «Документ».
    • В режиме Администратора вносится рубрикатор для Каталога (кнопка «Каталог»). (См. Руководство пользователя п. 10.4.)
    • В режиме Редактор-Все или Редактор-Каталогизация в разделе «Каталог» заполняется описание вопроса, и он связывается с нужным делом, документом или частью документа (См. Инструкцию по вводу данных п. 3.2.1.).

    В разделах «Дело» и «Документ» с помощью кнопок «Список вопросов» просматривается список вопросов, связанных с эти делом, документом или его частью. Из появившегося списка можно выбрав какой-то один вопрос перейти непосредственно в раздел «Каталог» на описание данного вопроса. Эта взаимосвязь двусторонняя. Так, находясь в разделе «Каталог» из «Перечня» дел и документов (частей документов), связанных с данным вопросом, можно непосредственно перейти на описание нужного дела или документа. Для этого необходимо выделить нужную строку и в меню выбрать пункт «Перейти».

    Ежова О.В.
    Зам. начальника отдела организации НИР и внедрения ААТ

    Комментарий:
    Заполнить таким способом раздел практически нереально. Возможные варианты решения:

    • использовать дополнительные программы для автоматизации ввода перечней вопросов в Архивный Фонд
    • использовать дополнительные программы для работы с перечнями вопросов
    • ждать новой версии Архивного Фонда

    Ответ 2:
    Похоже, что перечни вопросов внести в Архивный Фонд нельзя.

Вопросы по разделу Паспорт

Статьи по Архивному Фонду

Свои вопросы по работе с программой Архивный Фонд присылайте по почте zoth@bk.ru, делитесь опытом.

FAQ (Frequently Asked Questions) – ЧАсто задаваемые Вопросы и Ответы. Русскоязычный аналог – ЧаВО, ФАК.

return_links(); ?>

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

© 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
Rambler's Top100