АвтоОпись – программа для проверки и исправления описей

Программа АвтоОпись предназначена для проверки описей на правильность заполнения – поиск ошибок, несоответствий, опечатков в электронном варианте описи.

В описях часто встречаются ошибки заполнения. Сложно уследить за всеми нужными значениями – можно пропустить номер дела при ручной нумерации, автонумерация может сбиться, можно допустить ошибки в датах или неверно отформатировать текст – пропустить пробелы в нужных местах или поставить лишние, оставить опечатки.

Проверка описи программой АвтоОпись заменяет и ускоряет работу по вычитке описи и правильной расстановке знаков препинания и пробелов.

С помощью АвтоОпись выявляются следующие проблемы и неточности заполнения электронного варианта описи:

• Незаполненные поля номер, название, даты (могут быть указаны в двух столбцах), количество листов (может быть не указано);
• Неверные даты (30 февраля);
• Неверное количество листов;
• Пропущенные, повторные, литерные, нелитерные номера (поддерживается нумерация через списки); ^[новое]
• Лишние пробелы в начале строки, двойные/тройные пробелы;
• Лишние абзацы в конце строки, в самом тексте;
• Лишние/отсутствующие пробелы до/после знаков препинания, скобок, кавычек;
• Правильные кавычки («ёлочки», „лапки“) вместо "простых";
• Соответствие количества открытых/закрытых кавычек («ёлочек», „лапок“), скобок (круглых, квадратных);
• Правильное использование слэшей «/»;
• Лишние/отсутствующие пробелы между инициалами и фамилией «А.Б. Иванов»;
• Пробелы в названиях населённых пунктов «г. Пермь», «с. Самково» и т.д.;
• Пробелы перед/после чисел «1978 г.»;
• Уникальность заполнения тире в датах, простановки пробелов;
• Наименьшая и наибольшая крайние даты. ^[новое];
• Запуск проверки описи из Word. ^[новое]

Можно автоматически вносить следующие изменения:

• Удалить лишнюю графику после сканирования и распознавания в FineReader;
• Преобразовать все списки в текст; ^[новое]
• Удалить лишние пустые строки в таблице описи;
• Удалить лишние строки вида 1|2|3|4|5 в таблице описи; ^[новое]
• Выделить заголовки жирным шрифтом, не отделять от текста; ^[новое]
• Преобразовать все таблицы в текст. ^[новое]

Программа автоматически выводит итоговую заверительную запись.

Программа показывает подсказки по оптимальной настройке Word для более комфортной работы.

Программой готовится подробный отчёт и загружается в Word.

В отличие от АвтоАФ проверка проводится в Word варианте описи, никаких изменений при проверке в текст не вносится.

Программа является условно-бесплатной и доступна для свободного скачивания.

В ближайших планах (TO DO):

• Расширенные возможности по оформлению рубрикатора описи, в т.ч. для автоматической сборки оглавления
• Проверка орфографии встроенными средствами, как в АвтоАФ
• Проверка рубрикатора описи
• Проверка любого текста, например предисловия
• Сохранение в обычном текстовом файле для дальнейшей конвертации в АвтоАФ
• Более качественная проверка столбца дат

Разработка AutoOpis ver. 2.1 (АвтоОпись) – проверка и исправление описей (управление документами MS Word) успешно прошла тестирование для конкурса Microsoft Office Extentions и размещена в каталоге Автоматизация программ Office.

Для работы с программой достаточно любого компьютера лучше 486

Минимальные системные требования: Pentium 100 MHz Оперативная память: 32 Mb Windows 95/98 Microsoft Word 97

Рекомендуемые системные требования: Pentium II (Celeron) 200 MHz Оперативная память: 64 Mb Windows 2000/XP Microsoft Word 2000/XP/2003 В Microsoft Word, начиная с версии 2000, есть возможность указать расстояние между строками в таблице. Поэтому этот редактор и рекомендуется использовать для работы с описями.