Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтоАФ 10
   АвтоФонд 6
   АвтоОпись
   ФоКа
   Скриншоты
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта
return_links(1); ?>

Автоматизация работы с архивными описями в электронном виде

Статьи | Работа с архивными описями дел

Купить ABBYY FineReader 9.0 Corporate Edition
Купить дешевле ABBYY FineReader Home Edition

Особое место в системе научно-справочного аппарата к документам архива занимает архивная опись – базовый архивный справочник. Использование текстовых редакторов существенно сокращает трудозатраты на подготовку архивных описей, одновременно формируя основу для создания электронного научно-справочного аппарата в архиве.

С 2005 года в ГОПАПО начался плановый процесс заполнения раздела «Дело» ПК «Архивный Фонд». Изначально решено было отказаться от утомительного ручного заполнения в пользу автоматической конвертации из текстовых файлов.

Программа «АвтоАФ»
Смотреть скриншотыС этой целью разработана программа АвтоАФ, одной из функций которой является перенос данных из файла описи в раздел «Дело». При переносе проводится тщательная проверка на правильность данных, заполняются обязательные и любые дополнительные поля, например характеристика фотодокумента или указатели.

Все новые описи, которые создаются в архиве, набираются только в Word’е – в этом редакторе есть возможность быстро ввести данные в табличном виде, проверить орфографию, причём опись после распечатки будет выглядеть точно так же, как на экране.

При поступлении новых документов описи представляются не только в бумажном, но и в электронном виде.

Основной массив описей в любом архиве составляют описи, созданные без применения компьютеров. Даже если описи и готовились в Лексиконе, всё равно требуется их распознавание. Перевод старых описей в электронный вид – также плановая работа в нашем архиве. Описи сканируются и распознаются в FineReader’е, окончательная правка и оформление проводится в Word’е.

В процессе конвертации встречаются проблемы: в описях не заполнены некоторые поля, сбита нумерация, неверно указаны даты. Нетрудно допустить такие ошибки – ведь даже при наборе в Word’е автоматически можно проверить только орфографию. Бывает, что новые описи не соответствуют требованиям вёрстки.

Эти проблемы требовали решения – хотелось проверять описи не только на этапе переноса, но и на этапе их подготовки в текстовых редакторах, тем более что от качества состояния описей зависит и качество всего НСА.

Программа «АвтоОпись»
Смотреть скриншотыДля автоматической проверки описей в электронном виде разработана программа АвтоОпись. Работа с программой проста – указывается документ для проверки, на основе отчёта вносятся поправки, исправления в файл описи, при необходимости проводится повторная проверка.

Программа АвтоОпись позволяет проверить обязательные реквизиты описи: порядковый номер, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов.

В опись могут включаться и дополнительные реквизиты, например делопроизводственный индекс, старый инвентарный номер, тогда при изменении количества столбцов есть возможность выбрать нужные столбцы вручную или автоматически. Даты могут быть указаны в одном или двух столбцах.

Все обязательные реквизиты проверяются на наличие, правильность и единообразие оформления. Заголовки дел проверяются на соответствие требованиями типографской вёрстки.

Порядковый номер дела допускается указывать как вручную, так и автоматически, с помощью списков.

Даты дел могут быть указаны как полные, так и сокращённые, месяцы могут быть указаны как прописью, так и цифрами.

После проверки программой выдаётся отчёт:

  • найденные проблемы;
  • количество дел;
  • количество литерных, пропущенных и повторных номеров;
  • итоговая запись;
  • самая ранняя и самая поздняя крайние даты;
  • рубрикатор описи;
  • советы по правильному оформлению значений;
  • советы по настройке Word для более продуктивной работы.

Программа позволяет автоматически оформить таблицу описи дел – удалить лишние и пустые строки, выделить заголовки разделов жирным шрифтом и не отделять от текста. Есть возможность преобразовать списки и таблицы в текст, запретить перенос заголовков дел на другую страницу.

При необходимости можно преобразовать числовые даты в текстовые, сокращённые даты – в полные и наоборот.

Подробная справка к программе позволяет освоить работу с ней даже начинающему пользователю. Советы, уроки и ответы на часто задаваемые вопросы позволяют лучше усвоить работу в Word’е.

Программа АвтоОпись автоматизирует работу сотрудников, готовящих описи. Прежде чем окончательно распечатывать опись и отдавать на проверку и утверждение ЭПМК, файл проверяется с помощью программы.

После проверки описи не содержат грубых и явных ошибок, внешний вид становится более аккуратным. Программа АвтоОпись – надёжный помощник в создании новых и проверке готовых описей.

© Сергей Плотников

Рекомендации к использованию АвтоАФ от коллегии комитета по делам архивов Пермской области

Распознавание архивных описей

Раздел Программы

return_links(); ?>

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

© 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
Rambler's Top100