|
Программа Архивный Фонд 3 позволяла вносить в поле «Заголовок дела» только 250 знаков. Чтобы избежать искажения длинных заголовков дел (более 250 знаков), программа АвтоАФ при переносе описей дел заполняла поле «Аннотация» полными заголовками дел, а поле «Заголовок» сокращённым – оставляла 248 знаков и добавляла две точки в конце. Программа Архивный Фонд 4 при конвертации базы из формата АФ 3 не учитывает этого момента и теперь такие заголовки дел нужно восстановить.
Как приходилось сохранять заголовки в Архивном Фонде 3,
чтобы избежать их искажения
|
|---|
| Заголовок дела в файле описи | Заголовок дела в АФ 3 | Аннотация в АФ 3
|
|---|
| Короткий заголовок | Короткий заголовок | Пустое поле
| | Длинный-длинный заголовок дела, длиннее 250 знаков | Длинный-длинный заголовок дела, длиннее.. | Длинный-длинный заголовок дела, длиннее 250 знаков
|
Программа Архивный Фонд 4 теперь позволяет заполнять заголовки дела целиком. Новые описи, перенесённые с помощью АвтоАФ 10 это учитывают, поэтому операцию нужно будет провести всего один раз.
| Теперь заголовки в Архивном Фонде 4 сохраняются целиком
|
|---|
| Заголовок дела в файле описи | Заголовок дела в АФ 4 | Аннотация в АФ 4
|
|---|
| Короткий заголовок | Короткий заголовок | Пустое поле
| | Длинный-длинный заголовок дела, длиннее 250 знаков | Длинный-длинный заголовок дела, длиннее 250 знаков | Пустое поле
|
Программа АвтоАФ исправит заголовки дел – заполнит сокращённые заголовки полными заголовками из аннотаций. Перед исправлением программа задаст вопрос – очищать ли поле «Аннотация» после исправления заголовка. Рекомендую его очистить, чтобы избежать дублирования информации – всё равно заголовок полностью будет сохранён в поле «Заголовок дела».
Как обычно, перед и после внесения любых изменений программа АвтоАФ создаёт полную резервную копию базы Архивного Фонда.
|
