Вы можете автоматически заполнить раздел «Топография» для всех описей или только выбранных.
Подготовьте файл с номерами фондов, описей, хранилищ. Готовый файл с номерами фондов и описей вы можете вывести через раздел «Отчёты» АвтоАФ, удалив лишние поля.
Если в разделе «Опись» есть незаполненные поля, то для каждой описи вы можете заполнить значения этих полей. Например, крайние даты (G3, G5) или количество экземпляров описи. Название поля укажите в заголовке таблицы.
Файл должен обязательных состоять из следующих столбцов (полей), разделённых табуляторами: 1) Номер фонда; 2) Номер описи; 3) Номер хранилища; 4) Номер этажа; 5) Номер помещения; 6) Номер стеллажа. 7–N) Дополнительные поля.
№ Ф.
№ Оп.
№ Хр.
№ Эт.
№ Пом.
№ Ст.
G3
G5
1
1
2
3
1
1
1978
1999
1
2
2
3
1
2, 3, 5
1999
2001
1
3
2
3
1
6–10
2001
2002
1
4
2
3
1
11, 15–20
2002
2004
Поля «Шкаф» и «Полка» не заполняются, т.к. потребуется много времени заполнить полностью, а из-за перемещений дел впоследствии придётся исправлять много записей. Достаточно будет для начала постеллажного указателя. Кто убедит в обратном, можно будет дополнить в следующих версиях.
При заполненном поле «Стеллаж» уже можно будет пользователям узнать номер хранилища и номер стеллажа описи, через АвтоАФ вывести постеллажный указатель всего хранилища.
Информацию о топографических указателях можно выгрузить и из других программ. В Государственном архиве Пермской области для работы с топографией фондов использовалась отдельная программа под DOS, связанная с программой Госархив. Информация из DBF файла програмы сохранена в txt файл, преобразована в таблицу в Word’е, подготовлена и загружена автоматически в Архивный Фонд.
