Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтоАФ 10
   АвтоФонд 6
   АвтоОпись
   ФоКа
   ОРФ
   Свежий взгляд
   Скриншоты
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта
return_links(1); ?>

Справка АвтоАФ. Заполнение раздела «Топография»

Мои программы | АвтоАФ | Справка

Только в Расширенной версии АвтоАФ

Вы можете автоматически заполнить раздел «Топография» для всех описей или только выбранных. Для заполнения раздела подготовьте файл с номерами фондов, описей, хранилищ.

Файл должен обязательных состоять из следующих столбцов (полей), разделённых табуляторами:

1) Номер фонда; 2) Номер описи; 3) Номер хранилища; 4) Номер этажа; 5) Номер помещения; 6) Номер стеллажа.

Если есть фонды с нестандартными номерами (641/1), которые в Архивном Фонде занесены как стандартные (641), вы можете указывать номера фондов в виде «641/1». См. п. 2.5.

Пример заполненного файла:
№ Ф.№ Оп.№ Хр.№ Эт.№ Пом.№ Ст.G3G5<- Дополнительные столбцы для заполнения крайних дат
11231119781999 
122312, 3, 519992001 
132316–1020012002 
1423111, 15–2020022004 

Номер стеллажа укажите в формате:

«5», если опись занимает один стеллаж;

«5, 7, 8» если несколько стеллажей;

«5–8», если несколько стеллажей подряд. Допускаются варианты записи «3, 5–8, 10».

Файл с номерами фондов и описей можно автоматически вывести через раздел Отчёты | Списки АвтоАФ, удалив лишние поля:

1. Выведите список описей в Word через раздел Отчёты | Списки АвтоАФ.

2. Преобразуйте текст в таблицу.

3. Оставьте только столбцы «Номер фонда» и «Номер описи». Остальные столбцы удалите. При необходимости добавьте новые столбцы.

4. Для каждой описи укажите номер хранилища и номер стеллажа. Если стеллажей несколько, перечислите все через запятые (3, 4, 7) или тире (3–7).

5. Преобразуйте таблицу в текст.

6. Сохраните как текстовый файл.

Для удобства разделите файл на части и готовьте топографию каждого хранилища отдельно. Для автоматического разделения таблицы по хранилищам заполните столбец «Хранилище», затем отсортируйте таблицу по нему и сохраните таблицу в разных файлах. Каждую часть отсортируйте по номеру фонда и описи.

Поля «Шкаф» и «Полка» автоматически не заполняются, т.к. потребуется много времени для полного заполнения, а из за перемещений дел впоследствии придётся исправлять много записей. Для начала будет достаточно постеллажного указателя  .

Можете указать дополнительные поля после основных для автоматического заполнения раздела «Опись», например, количество экземпляров, даты (G3, G5).

Полученный файл загрузите в раздел «Топография» через раздел Перенос данных | Топография.

Если дела одной описи находятся на нескольких стеллажах, то после переноса в разделе «Топография» АФ вручную (пока) введите крайние номера дел.

Программа АвтоФонд показывает номера хранилищ для фондов независимо от заполнения раздела «Топография».

Чтобы быстро перенести фонд, опись из одного хранилища в другое, используйте в разделе Администратор, диалог «Фильтр для DBFNavigator» (18.4).

После заполнения разделов можно будет вывести в виде отчёта постеллажные указатели дел для каждого хранилища в разделе «Отчёты» (в разработке).

Полное описание возможностей программы АвтоАФ

Скриншоты моих программ

Описание программ АвтоФонд и АвтоОпись

return_links(); ?>

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

© 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
Rambler's Top100