|
Только в Расширенной версии АвтоАФ
Вы можете автоматически заполнить раздел «Топография» для всех описей или только выбранных. Для заполнения раздела подготовьте файл с номерами фондов, описей, хранилищ.
Файл должен обязательных состоять из следующих столбцов (полей), разделённых табуляторами:
1) Номер фонда; 2) Номер описи; 3) Номер хранилища; 4) Номер этажа; 5) Номер помещения; 6) Номер стеллажа.
Если есть фонды с нестандартными номерами (641/1), которые в Архивном Фонде занесены как стандартные (641), вы можете указывать номера фондов в виде «641/1». См. п. 2.5.
Пример заполненного файла:
| № Ф. | № Оп. | № Хр. | № Эт. | № Пом. | № Ст. | G3 | G5 | <- Дополнительные столбцы для заполнения крайних дат
| | 1 | 1 | 2 | 3 | 1 | 1 | 1978 | 1999 |
| | 1 | 2 | 2 | 3 | 1 | 2, 3, 5 | 1999 | 2001 |
| | 1 | 3 | 2 | 3 | 1 | 6–10 | 2001 | 2002 |
| | 1 | 4 | 2 | 3 | 1 | 11, 15–20 | 2002 | 2004 |
|
Номер стеллажа укажите в формате:
«5», если опись занимает один стеллаж;
«5, 7, 8» если несколько стеллажей;
«5–8», если несколько стеллажей подряд. Допускаются варианты записи «3, 5–8, 10».
Файл с номерами фондов и описей можно автоматически вывести через раздел Отчёты | Списки АвтоАФ, удалив лишние поля:
1. Выведите список описей в Word через раздел Отчёты | Списки АвтоАФ.
2. Преобразуйте текст в таблицу.
3. Оставьте только столбцы «Номер фонда» и «Номер описи». Остальные столбцы удалите. При необходимости добавьте новые столбцы.
4. Для каждой описи укажите номер хранилища и номер стеллажа. Если стеллажей несколько, перечислите все через запятые (3, 4, 7) или тире (3–7).
5. Преобразуйте таблицу в текст.
6. Сохраните как текстовый файл.
Для удобства разделите файл на части и готовьте топографию каждого хранилища отдельно. Для автоматического разделения таблицы по хранилищам заполните столбец «Хранилище», затем отсортируйте таблицу по нему и сохраните таблицу в разных файлах. Каждую часть отсортируйте по номеру фонда и описи.
Поля «Шкаф» и «Полка» автоматически не заполняются, т.к. потребуется много времени для полного заполнения, а из за перемещений дел впоследствии придётся исправлять много записей. Для начала будет достаточно постеллажного указателя .
Можете указать дополнительные поля после основных для автоматического заполнения раздела «Опись», например, количество экземпляров, даты (G3, G5).
Полученный файл загрузите в раздел «Топография» через раздел Перенос данных | Топография.
Если дела одной описи находятся на нескольких стеллажах, то после переноса в разделе «Топография» АФ вручную (пока) введите крайние номера дел.
Программа АвтоФонд показывает номера хранилищ для фондов независимо от заполнения раздела «Топография».
Чтобы быстро перенести фонд, опись из одного хранилища в другое, используйте в разделе Администратор, диалог «Фильтр для DBFNavigator» (18.4).
После заполнения разделов можно будет вывести в виде отчёта постеллажные указатели дел для каждого хранилища в разделе «Отчёты» (в разработке).
| 
