Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтоАФ 10
   АвтоФонд 6
   АвтоОпись
   ФоКа
   ОРФ
   Свежий взгляд
   Скриншоты
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта
return_links(1); ?>

Справка АвтоАФ. Вывод отчётов, списков, поиск по названию

Мои программы | АвтоАФ | Справка

По терминологии Архивного Фонда – это Перечни фондов (описей, дел…).

Вы можете выгрузить список фондов, описей, дел с указанными номерами, датами, количеством дел. Дополнительно можете фильтровать записи по заголовкам. Выводите списки для последующего редактирования и распечатки в Word’е. На основе этих отчётов можно формировать и другие отчёты.

Если есть фонды с нестандартными номерами (641/1), которые в Архивном Фонде занесены как стандартные (641), вы можете указывать номера фондов в виде «641/1». См. п. 2.5.

Закройте Архивный Фонд. Запустите АвтоАФ. Откройте раздел Отчёты | Списки. Выберите нужный отчёт.

Параметры:

«Отчёт». Выберите нужный раздел для вывода отчёта.

«Сортировка». Выберите нужный тип сортировки. Сортировка по названию доступна только для фондов.

«Переключатель Даты в одном столбце» – поставьте галочку, чтобы даты выводить в одном столбце, разделяя тире (1978–1980). При снятой галочке даты выводятся в разных столбцах.

«Переключатель Текстовые даты» – поставьте галочку, чтобы даты дел выводить в текстовом виде (10 ноября 1978). При снятой галочке даты выводятся в числовом виде (10.11.1978).

«Переключатель Итоговая запись» – поставьте галочку, чтобы выводить итоговую запись.

«Переключатель Сокращённое название фонда» – поставьте галочку, чтобы в отчётах по списку фондов, движению выводить сокращённые названия фондов вместо полных. Заголовки фильтруются по этому полю.

«Переключатель Сокращать название описи до [N]» – поставьте галочку, чтобы в отчёте по списку описей, движению выводить сокращённые названия описей до N символов.

«#13 в Memo на» – введите символы для замены символов перевода строки.

«Переключатель Сокращать Memo до» – поставьте галочку, чтобы сокращать объёмный текст Memo полей.

«Переключатель Фильтр по номерам» – поставьте галочку, чтобы выводить фильтровать описи, дела по номеру фонда, дела по номеру описи.

«Движение» – выберите нужное значение движения. Можно вывести все фонды, описи, либо только в наличии или переданные и т.п.

«Тип» – выберите нужное значение типа документации. Можно вывести все фонды, описи, дела, либо только управленческие или личного происхождения и т.п.

«Категория» – выберите нужную категорию документов. Можно вывести все фонды, описи, либо нужной категории.

«Ценность» – выберите нужное значение ценности документов. Можно вывести все дела, либо только нужной ценности.

«Переключатель Фильтр по годам» – поставьте галочку, чтобы выводить фильтровать записи по году.

«Переключатель Фильтр по названию» – поставьте галочку, тогда в отчёт попадут те фонды, описи, дела или документы, в названии которых встречается часть строки поиска. Например, чтобы отобрать личные фонды, наберите «ЛФ»  .

Вы можете найти записи с несколькими словами одновременно (И), одним из слов (ИЛИ), или фразой целиком как есть.

Чтобы учитывать регистр при поиске, введите любое слово с большой буквы.

«Переключатель Дополнительные поля» – поставьте галочку для вывода дополнительных полей после основных. Например, чтобы в списке фондов дополнительно вывести количество дел управленческой документации, добавьте поле A17.

Чтобы в списке описей вывести кроме номеров фондов их названия, введите в это поле Fond.FName. Вы можете выводить любые поля раздела «Фонд».

Вы можете вывести любые поля раздела «Топография», например, для вывода реестра описей общего и по каждому хранилищу отдельно. Укажите дополнительное поле Opis2.H3 или название любого другого поля. Вывод списка при этом существенно замедляется.

Чтобы дополнительно отсортировать отчёт в Word’е по номеру фонда, описи, дела, выберите меню Таблица | Сортировка. Выберите первый (или нужный) столбец.

14.1 Список фондов

14.2 Список описей

14.3 Список дел (опись)

14.4 Список документов

14.5 Конструктор отчётов

14.6 Дополнительные отчёты

Полное описание возможностей программы АвтоАФ

Скриншоты моих программ

Описание программ АвтоФонд и АвтоОпись

return_links(); ?>

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

© 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
Rambler's Top100