Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтоАФ 10
   АвтоФонд 6
   АвтоОпись
   ФоКа
   ОРФ
   Свежий взгляд
   Скриншоты
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта

Справка АвтоАФ. Формат файла описи документов

Мои программы | АвтоАФ | Справка | Перенос описей документов

Файл должен быть только в формате .txt (обычный текст). Файл состоит из заголовка и отдельных строк. На каждой строке новая запись. Столбцы разделены табуляцией. В отличие от описи дел обязательно должна быть шапка с названиями столбцов (T1, T2 и т.д.), зато можете заполнять любое количество столбцов, например только заголовки документов. Единственное ограничение – обязательно наличие поля T2 «Заголовок документа».

Если есть фонды с нестандартными номерами (641/1), которые в Архивном Фонде занесены как стандартные (641), вы можете указывать номера фондов в виде «641/1». См. п. 2.5.

Ф.105 – номер фонда.
Оп.1 – номер описи.
Том.2 – номер тома (если указан в Архивном Фонде).
пустая строка
T1
Номера листов
T2
Заголовок документа. Обязательно
T8
Даты документа
T13
Количество листов
Д.1номер первого дела
1Иванов А.Б.197812
2, 3Петров Б.В.1 января 1978 – 2 декабря 198012
3Сидоров В.Г.15 марта 198014
4Пупкин Владимир Владимирович02.04.198111
Д.2номер второго дела, может и не быть, если переносятся документы только одного дела
1Сидоров В.Г. 10
2Петров Б.В. 9
3Пупкин Владимир Владимирович 12

T1 – номера листов, 17 символов. Если длина строки больше, разбейте документы на два.

T2 – заголовок документа, 250 символов. Если длина строки больше, в заголовок переносятся первые 248 символов с двумя точками на конце «..». Полностью заголовок заносится в поле «Аннотация».

T8 – даты документа. Если дата неточная, заполняется поле T9 «Неточная дата документа», точная дата формируется из неточной, либо из дат дела, если «б/д». Поле T4 «Дата события» заполняется аналогично. Указывать явно поле T9 или T5 не нужно – всё равно программа заполнит нужные поля T8 и T4.

Дополнительные поля:

T13 – количество листов (внешние признаки документа). Можете пропустить. Если здесь только одно число X, поле в Архивном Фонде заполняется как «XX листов». Если здесь указаны именно внешние признаки документа, заполняйте поле в нужном вам формате.

Поля «Количество листов» в Архивном Фонде нет. Значение количества листов добавляется к полю «Внешние признаки документа» в виде «55 листов». При автоматическом заполнении обоих полей разместите поле «Количество листов» после поля «Внешние признаки документа».

Все остальные поля заполняются как есть. Поддерживается разрыв строк <br>.

Вы можете выбрать готовые значения для полей «Вид документа» и «Способ воспроизведения». Для поля «Вид документа» вы можете выбрать дополнительное значение «Перечни вопросов», которого нет в Архивном Фонде. Выберите значения «Как в описи», если данные указали в файле описи.

В Архивном Фонде нет возможности перенеси указатель «Перечни вопросов», что было большой проблемой для бывших партархивов. Проблема решалась использованием специальных программ, но это приводило к дублированию информации Архивного Фонда. Можно было также использовать локальные поисковые программы.

Теперь вы можете заполнить раздел «Документ» информацией по перечням вопросов. Конечно, это немного противоречит идеологии Архивного Фонда, т.к. указатель на документ и заголовок документа – не одно и то же. Зато информация не дублируется в дополнительных программах и возможен поиск по перечням вопросов со ссылками на нужные фонды, описи, дела.

Перенос описей документов

Полное описание возможностей программы АвтоАФ

Скриншоты моих программ

Описание программ АвтоФонд и АвтоОпись

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

© 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
Rambler's Top100