Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтоАФ 10
   АвтоФонд 6
   АвтоОпись
   ФоКа
   ОРФ
   Свежий взгляд
   Скриншоты
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта
Интернет магазин запчастей евро фаркоп на камаз.

Справка АвтоАФ. Оформление полей

Мои программы | АвтоАФ | Справка | Перенос описей дел

В большинстве случаев программа сама покажет при проверке необходимость дополнительного исправления, форматирования. Основные моменты описаны ниже.

1. Заполните рубрикатор (Структура описи):

1.1. Заголовки рубрикатора пронумеруйте арабскими цифрами (1, 1.1, 1.2, 2 и т.д.). Программа сама может пронумеровать рубрикатор первого уровня.

1.2. Между номером и заголовком поставьте пробел – «1 Особый отдел».

1.3. Длина заголовка рубрикатора должна быть не более 100 символов (считая пробелы). Программа сократит более длинные заголовки и сообщит об этом.

1.4. Не используйте в заголовке ТОЛЬКО ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ. Исключение для сокращений, аббревиатур.

2. Номер дела укажите в формате Архивного Фонда – «123», «1234АБ», т.е. в начале цифры, в конце буквы.

2.1 Если для автоматической нумерации дел в Word’е применялись списки, то такие номера в текстовом файле не сохраняются. АвтоАФ поддерживает автоматическую нумерацию описей, для этого вместо первого номера дела укажите знак плюса «+». Если нумерация начинается не с единицы, укажите первый номер дела с плюсом, например «253+», тогда автонумерация начнётся с 253. Если среди автоматически расставленных номеров встречаются литерные или пропущенные, внесите такие номера явно, например «12А».

Используйте списки для автоматической нумерации дел в Word’е – это намного ускоряет работу. Не вводите каждый номер вручную отдельно. При удалении или вставке новых заголовков не придётся перенумеровывать все нижестоящие дела  .

Чтобы преобразовать номера дел в виде списка в обычный текст, выделите столбец номеров, скопируйте в буфер, вставьте в Excel, скопируйте в буфер, вставьте в Word на то же место. Выделение не снимайте.

Для проверки правильности нумерации, и всей описи используйте АвтоОпись – программу для автоматической проверки описей на правильность заполнения в формате Word.

2.2 Автоматически удаляются точки, латинское «I» заменяется на цифру «1». Программа подскажет о наличии таких номеров дел.

3. Заголовок дела автоматически форматируется по правилам вёрстки – удаляются лишние пробелы, ставятся пробелы в нужных местах и т.д. Читать дальше »

4. Оформите даты Читать дальше »

5. Количество листов укажите числом. Если листов нет, поставьте ноль «0».

5.1. Количество можно указывать в виде «1 + 543 стр.», текст «543 стр.» добавится в примечание.

5.2. Количество листов для дел можно не указывать – см. п. 4.6.

Поставьте галочку «Переключатель Кол-во листов м.б. не указано».

Если галочка стоит, то при появлении таких записей будет показана подсказка.

Если галочка не стоит, то при появлении таких записей будет показано сообщение об ошибке в описи.

Для проверки описи перед переносом галочку снимайте.

5.3. По правилам дело содержит не более 1000 листов. Если такие дела есть, поставьте галочку «Кол-во листов м.б. больше 1000»

6. Примечание оставьте, как есть.

7. Пустые строки в таблице между заголовками дел, после рубрикаторов игнорируются.

8. Если номер дела пропущен, удалите такие строки из описи. Программа предупредит о наличии таких строк.

Сохраните подготовленную опись в отдельном файле (Например «Ф.105.Оп.11. АвтоАФ.doc»), чтобы не записать её случайно на место оригинальной описи. Все изменения вносите в Word'овский файл, не в текстовый. Для быстрого сохранения файла в текстовом формате используйте макрос.

При работе с очень большими таблицами (тысячи дел) на слабых машинах возможно заметное замедление работы Word’а. Это нормально. В таких случаях разбейте таблицу на части – поставьте курсор в нужной строке, выберите меню Таблица | Разбить таблицу. Если используете Word 2000/XP/2003, снимите галочку «Переключатель Автоподбор ширины столбца по содержимому» в свойствах таблицы Таблица | Свойства таблицы.

Полное описание возможностей программы АвтоАФ

Скриншоты моих программ

Описание программ АвтоФонд и АвтоОпись

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

© 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
Rambler's Top100