Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтоАФ 10
   АвтоФонд 6
   АвтоОпись
   ФоКа
   ОРФ
   Свежий взгляд
   Скриншоты
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта
return_links(1); ?>

Справка АвтоАФ. Оформление полей

Мои программы | АвтоАФ | Справка | Перенос описей дел

В большинстве случаев программа сама покажет при проверке необходимость дополнительного исправления, форматирования. Основные моменты описаны ниже.

1. Заполните рубрикатор (Структура описи):

1.1. Заголовки рубрикатора пронумеруйте арабскими цифрами (1, 1.1, 1.2, 2 и т.д.). Программа сама может пронумеровать рубрикатор первого уровня.

1.2. Между номером и заголовком поставьте пробел – «1 Особый отдел».

1.3. Длина заголовка рубрикатора должна быть не более 100 символов (считая пробелы). Программа сократит более длинные заголовки и сообщит об этом.

1.4. Не используйте в заголовке ТОЛЬКО ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ. Исключение для сокращений, аббревиатур.

2. Номер дела укажите в формате Архивного Фонда – «123», «1234АБ», т.е. в начале цифры, в конце буквы.

2.1 Если для автоматической нумерации дел в Word’е применялись списки, то такие номера в текстовом файле не сохраняются. АвтоАФ поддерживает автоматическую нумерацию описей, для этого вместо первого номера дела укажите знак плюса «+». Если нумерация начинается не с единицы, укажите первый номер дела с плюсом, например «253+», тогда автонумерация начнётся с 253. Если среди автоматически расставленных номеров встречаются литерные или пропущенные, внесите такие номера явно, например «12А».

Используйте списки для автоматической нумерации дел в Word’е – это намного ускоряет работу. Не вводите каждый номер вручную отдельно. При удалении или вставке новых заголовков не придётся перенумеровывать все нижестоящие дела  .

Чтобы преобразовать номера дел в виде списка в обычный текст, выделите столбец номеров, скопируйте в буфер, вставьте в Excel, скопируйте в буфер, вставьте в Word на то же место. Выделение не снимайте.

Для проверки правильности нумерации, и всей описи используйте АвтоОпись – программу для автоматической проверки описей на правильность заполнения в формате Word.

2.2 Автоматически удаляются точки, латинское «I» заменяется на цифру «1». Программа подскажет о наличии таких номеров дел.

3. Заголовок дела автоматически форматируется по правилам вёрстки – удаляются лишние пробелы, ставятся пробелы в нужных местах и т.д. Читать дальше »

4. Оформите даты Читать дальше »

5. Количество листов укажите числом. Если листов нет, поставьте ноль «0».

5.1. Количество можно указывать в виде «1 + 543 стр.», текст «543 стр.» добавится в примечание.

5.2. Количество листов для дел можно не указывать – см. п. 4.6.

Поставьте галочку «Переключатель Кол-во листов м.б. не указано».

Если галочка стоит, то при появлении таких записей будет показана подсказка.

Если галочка не стоит, то при появлении таких записей будет показано сообщение об ошибке в описи.

Для проверки описи перед переносом галочку снимайте.

5.3. По правилам дело содержит не более 1000 листов. Если такие дела есть, поставьте галочку «Кол-во листов м.б. больше 1000»

6. Примечание оставьте, как есть.

7. Пустые строки в таблице между заголовками дел, после рубрикаторов игнорируются.

8. Если номер дела пропущен, удалите такие строки из описи. Программа предупредит о наличии таких строк.

Сохраните подготовленную опись в отдельном файле (Например «Ф.105.Оп.11. АвтоАФ.doc»), чтобы не записать её случайно на место оригинальной описи. Все изменения вносите в Word'овский файл, не в текстовый. Для быстрого сохранения файла в текстовом формате используйте макрос.

При работе с очень большими таблицами (тысячи дел) на слабых машинах возможно заметное замедление работы Word’а. Это нормально. В таких случаях разбейте таблицу на части – поставьте курсор в нужной строке, выберите меню Таблица | Разбить таблицу. Если используете Word 2000/XP/2003, снимите галочку «Переключатель Автоподбор ширины столбца по содержимому» в свойствах таблицы Таблица | Свойства таблицы.

Полное описание возможностей программы АвтоАФ

Скриншоты моих программ

Описание программ АвтоФонд и АвтоОпись

return_links(); ?>

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

© 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
Rambler's Top100