Справка АвтоАФ. Оформление полей дат описи

4. Оформите даты:

4.1 Дата может быть неполной, названия месяцев могут быть текстовые, в т.ч. и сокращённые. Кроме полных записей дат (5 марта 1978 – 8 апреля 1990) поддерживаются и неполные виды:

Дата в описи Точные даты Неточная дата 3–4 февраля 1978 03.02.1978 – 04.02.1978   3 февраля – 4 марта 1978 03.02.1978 – 04.03.1978   3 фев. – 4 апр. 1978 03.02.1978 – 04.04.1978   февраль – 5 марта 1978 01.02.1978 – 05.03.1978 02.1978 – 05.03.1978 [февраль] – 5 марта 1978 01.02.1978 – 05.03.1978 [02].1978 – 05.03.1978 февраль – март 1978 01.02.1978 – 31.03.1978 02.1978 – 03.1978 3 февраля [1978] 03.02.1978 03.02.[1978] 7–8.1978 01.07.1978 – 30.08.1978 07.1978 – 08.1978 1978–1979 01.01.1978 – 31.12.1979 1978 – 1979 [1978–1979] 01.01.1978 – 31.12.1979 [1978] – [1979] 1978 01.01.1978 – 31.12.1978 1978 [1978] 01.01.1978 – 31.12.1978 [1978] 1978, 1979 01.01.1978 – 31.12.1979 1978, 1979 05.78 01.05.1978 – 31.05.1978 05.78 05.08 01.05.1908 – 31.05.1908 05.08 3, 4 февраля 1978 03.02.1978 – 04.02.1978   3, 6 февраля 1978 03.02.1978 – 06.02.1978 03,06.02.1978 1930-е 01.01.1930 – 31.12.1939 1930-е [1930-е] 01.01.1930 – 31.12.1939 [1930-е] 1900-е 01.01.1900 – 31.12.1999 1900-е 1918–1930-е 01.01.1918 – 31.12.1939 1918–1930-е нач. 80-х 01.01.1980 – 31.12.1983 нач. 1980-х сер. 80-х 01.01.1984 – 31.12.1986 сер. 1980-х кон. 90-х 01.01.1980 – 31.12.1989 кон. 1990-х кон. 1990-х 01.01.1980 – 31.12.1989 кон. 1990-х нач. 80-х – кон. 90-х 01.01.1980 – 31.12.1989 нач. 80-х – кон. 90-х Зима 1978 01.01.1978 – 31.12.1978 01-03.1978 б/д по датам описи б/д

4.2. Начальную и конечную даты отделите символом тире «–». Если тире отсутствует, то начальную дата укажите полной – программа пытается подставить тире на место третьего пробела.

4.3. Даты с перечислением через запятую («5 марта 1978, 8 апреля 1990») поддерживаются. В таких случаях дат не должно быть больше двух («5 марта 1978, 8 апреля 1990, 10 мая 1990»), даты не должны быть составными («5 марта 1978, 8 апреля 1990 – 10 мая 1990»). Если дат больше, временно преобразуйте даты перед переносом, затем вручную исправьте в Архивном Фонде.

4.4. Если хоть одна из дат неполная (только месяц или месяц и год), то неполная дата автоматически дополняется до полной даты – добавляется день (01 для начальной даты и 28, 29, 30, 31 для конечной, в зависимости от месяца) и, если надо, месяц (01, 12). Полученные полные даты заносятся в соответствующие поля, а дата в оригинальном виде заносится в поле «Неточная дата». Это необходимо для показа дат в списке дел и поиска документов по дате.

4.5. Даты, установленные приблизительно, допустимы. Для этого каждая из них должна быть заключена в квадратные скобки. Например [1978]–[1900].

4.6. Даты вида «1930 е», «[1930 е]» допустимы. Точные даты заполняются «01.01.1930–31.12.1939». Неточная дата заполняется «1930 е» или «[1930 е]».

4.7. Если дата не указана, укажите «б/д» вместо даты. Если ничего не указано, программа попытается найти дату в заголовке дела. Если таких дат нет, программа заполнит «б/д» автоматически и предупредит о наличии таких дат. Точные даты заполняются по крайним датам описи, поэтому даты описи должны быть обязательно заполнены.

4.8. Если дата указана «б/д», поставьте галочку « Даты по датами описи, если б/д», чтобы крайние точные даты дела заполнить по датам описи. Даты описи обязательно должны быть заполнены.

4.9. Символы «г.», «год» удаляются автоматически. Программа подскажет о наличии таких дат.

4.10. Можете указывать крайние даты в разных столбцах – поставьте галочку « Даты в двух столбцах». См. п. 4.6.

4.11. Латинская «I» автоматически заменяется на цифру «1». Программа подскажет о наличии таких дат.

4.12. Даты для заголовков с «то же» можете не указывать, тогда дата определяется по предыдущему заголовку – поставьте галочку « Для „то же“ заполнять пустые даты».