Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтоАФ 10
   АвтоФонд 6
   АвтоОпись
   ФоКа
   ОРФ
   Свежий взгляд
   Скриншоты
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта
return_links(1); ?>

Справка АвтоАФ. Перенос описей дел, Подготовка описи

Мои программы | АвтоАФ | Справка | Перенос описей дел

Пример описи:

Утверждена… удалите лишнее
Директор…

Фонд 1
Опись 1
упр. введите вручную тип документации
 Номер   дела 
 Название 
 Крайние даты 
 Кол-во   листов 
 Приме-
чание 
 1 
 2 
 3 
 4 
 5 
1 Общий сектор рубрикатор описи
1.1 Протокольная часть рубрикатор описи
1Протокол № 19 пленума обкома ВКП(б), 1 экз.4 апреля 1946 – 6 апреля 194637 
2Стенограмма 19-го пленума обкома ВКП(б), 1 экз., 1 том4 апреля 1946 – 5 апреля 194685 
1.2 Особая часть рубрикатор описи
3Стенограмма 19-го пленума обкома ВКП(б), 2 экз., 1 том4 апреля 1946 – 5 апреля 1946162 

Данная опись содержит YYY дел постоянного хранения… удалите лишнее

1. Удалите весь текст до таблицы, кроме номера фонда и описи.

2. Удалите шапку таблицы с названиями и номерами столбцов.

3. Удалите весь текст после таблицы.

4. В первой строке введите номер фонда в формате «Фонд 1234» или «Ф.1234».

Если есть фонды с нестандартными номерами (641/1), которые в Архивном Фонде занесены как стандартные (641), вы можете указывать номера фондов в виде «641/1». См. п. 2.5.

5. Во второй строке файла введите номер описи в формате «Опись 1» или «Оп.1».

6. В третьей строке файла введите номер тома описи в формате «Т.2». Если том один, запишите в этой строке тип документов.

7. В четвёртой (третьей, если один том) строке файла запишите тип документации в формате «упр», «л/п», «нтд», «л/с», «кино», «фото», «фоно», «видео», «мчд», «м/ф». Для фотоописей заполняйте раздел «Характеристика фотодокумента» – См. п. 3.5.

8. В следующей строке можете указать ценность дел описи в формате «уник», «ОЦД» или «ценное». Все дела являются ценными (кроме ОЦД), неценных дел нет, поэтому если ценность здесь не указана, программа для всех дел заполнит ценность «ценное».

9. Оставьте пустую строку перед списком дел.

Преобразованную опись уже можете сохранить и открыть через АвтоАФ, но лучше сконвертировать в текстовый форматсм. п. 3.3.

На сайте www.autoaf.ru есть памятка по подготовке описей в Word’е и работе с таблицами, готовая для распечатки.

Для проверки описей используйте программу АвтоОпись – скачать программу можно на сайте www.autoaf.ru.

Полное описание возможностей программы АвтоАФ

Скриншоты моих программ

Описание программ АвтоФонд и АвтоОпись

return_links(); ?>

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

© 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
Rambler's Top100