|
Не заполняйте раздел «Дело» вручную, даже если описи в электронном виде нет. Используйте для набора описей Word – это намного проще и удобней. Возможности копирования и автозамены, автонумерация номеров дел, проверка орфографии намного повышают скорость и качество ввода повторяющихся заголовков.
В Архивном Фонде приходится для каждого дела нажать кнопку «Добавить», ввести номер дела, нажать несколько раз Enter, ввести заголовок, количество листов, выбрать тип, ценность, занести даты, а для неточных/неполных дат [2004] сформировать точные вида 01.01.2004, перейти на другой экран, заполнить эти поля, постоянно щёлкать мышкой и ещё нажать кнопку «Сохранить». Это нерациональный способ.
АвтоАФ проверит опись на правильность и легко перенесёт все заголовки в раздел «Дело», заполнит все нужные поля и разделы.
Обязательно требуйте при приёмке дел описи не только в бумажном, но и в электронном виде – перенести их в Архивный Фонд не составит труда. При этом решается проблема заполнения раздела «Дело». Скопировать файлы с компьютера на флэшку (дискету) и с флэшки (дискеты) на ваш компьютер намного быстрее, чем всё набирать заново.
Заведите отдельную папку для описей, в которой храните оригинал, подготовленную опись для конвертации в АвтоАФ и её текстовый вариант. Вместе с описью сохраняйте файл аннотации к ней (дополнение к предисловию фонда) и файлы указателей.
После переноса заголовков дел описи поставьте на её обложке пометку
Занесено в Архивный Фонд
При любых изменениях
сообщайте в отдел ААТ
Для поиска используйте АвтоФонд
|
Это сохранит правильность и актуальность данных. Для поиска дела по заголовку используйте программу АвтоФонд.
Не удаляйте описи (да и любые файлы документов) с дисков – места на всех компьютерах (даже несовременных из прошлого века) всегда хватит, а удаление файлов работу компьютера нисколько не ускорит. Файл всегда может пригодиться, а на повторный набор текста уйдёт много времени.
При наличии сканера бумажный вариант описи сканируйте, распознайте в программе FineReader и перенесите в Word – при хорошем (нормальном) качестве описей это намного быстрее, чем ручной набор.
Если есть старые описи в досовском текстовом формате «Лексикона», размеченные как таблицы символами «-|» или подобными, преобразуйте их в изображения с помощью программы FinePrint, затем распознайте с помощью FineReader.
Если описи уже набраны в других базах данных в формате DBF, не вводите их заново вручную – сохраните их в текстовый формат (*.txt) с табуляторами с помощью DBF редакторов (DBFNavigator, WinDBFView). Если формат данных другой, используйте MS Access, Delphi или другие программы для преобразования.
Автор поможет конвертировать данные из других программ и баз в Архивный Фонд и наоборот – пишите zoth@bk.ru.
| 