|
Особое место в системе научно-справочного аппарата к документам архива занимает архивная опись – базовый архивный справочник. Использование текстовых редакторов существенно сокращает трудозатраты на подготовку архивных описей, одновременно формируя основу для создания электронного научно-справочного аппарата в архиве.
С 2005 года в ГОПАПО начался плановый процесс заполнения раздела «Дело» ПК «Архивный Фонд». Изначально решено было отказаться от утомительного ручного заполнения в пользу автоматической конвертации из текстовых файлов.
 С этой целью разработана программа АвтоАФ, одной из функций которой является перенос данных из файла описи в раздел «Дело». При переносе проводится тщательная проверка на правильность данных, заполняются обязательные и любые дополнительные поля, например характеристика фотодокумента или указатели.
Все новые описи, которые создаются в архиве, набираются только в Word’е – в этом редакторе есть возможность быстро ввести данные в табличном виде, проверить орфографию, причём опись после распечатки будет выглядеть точно так же, как на экране.
При поступлении новых документов описи представляются не только в бумажном, но и в электронном виде.
Основной массив описей в любом архиве составляют описи, созданные без применения компьютеров. Даже если описи и готовились в Лексиконе, всё равно требуется их распознавание. Перевод старых описей в электронный вид – также плановая работа в нашем архиве. Описи сканируются и распознаются в FineReader’е, окончательная правка и оформление проводится в Word’е.
В процессе конвертации встречаются проблемы: в описях не заполнены некоторые поля, сбита нумерация, неверно указаны даты. Нетрудно допустить такие ошибки – ведь даже при наборе в Word’е автоматически можно проверить только орфографию. Бывает, что новые описи не соответствуют требованиям вёрстки.
Эти проблемы требовали решения – хотелось проверять описи не только на этапе переноса, но и на этапе их подготовки в текстовых редакторах, тем более что от качества состояния описей зависит и качество всего НСА.
 Для автоматической проверки описей в электронном виде разработана программа АвтоОпись. Работа с программой проста – указывается документ для проверки, на основе отчёта вносятся поправки, исправления в файл описи, при необходимости проводится повторная проверка.
Программа АвтоОпись позволяет проверить обязательные реквизиты описи: порядковый номер, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов.
В опись могут включаться и дополнительные реквизиты, например делопроизводственный индекс, старый инвентарный номер, тогда при изменении количества столбцов есть возможность выбрать нужные столбцы вручную или автоматически. Даты могут быть указаны в одном или двух столбцах.
Все обязательные реквизиты проверяются на наличие, правильность и единообразие оформления. Заголовки дел проверяются на соответствие требованиями типографской вёрстки.
Порядковый номер дела допускается указывать как вручную, так и автоматически, с помощью списков.
Даты дел могут быть указаны как полные, так и сокращённые, месяцы могут быть указаны как прописью, так и цифрами.
После проверки программой выдаётся отчёт:
- найденные проблемы;
- количество дел;
- количество литерных, пропущенных и повторных номеров;
- итоговая запись;
- самая ранняя и самая поздняя крайние даты;
- рубрикатор описи;
- советы по правильному оформлению значений;
- советы по настройке Word для более продуктивной работы.
Программа позволяет автоматически оформить таблицу описи дел – удалить лишние и пустые строки, выделить заголовки разделов жирным шрифтом и не отделять от текста. Есть возможность преобразовать списки и таблицы в текст, запретить перенос заголовков дел на другую страницу.
При необходимости можно преобразовать числовые даты в текстовые, сокращённые даты – в полные и наоборот.
Подробная справка к программе позволяет освоить работу с ней даже начинающему пользователю. Советы, уроки и ответы на часто задаваемые вопросы позволяют лучше усвоить работу в Word’е.
Программа АвтоОпись автоматизирует работу сотрудников, готовящих описи. Прежде чем окончательно распечатывать опись и отдавать на проверку и утверждение ЭПМК, файл проверяется с помощью программы.
После проверки описи не содержат грубых и явных ошибок, внешний вид становится более аккуратным. Программа АвтоОпись – надёжный помощник в создании новых и проверке готовых описей.
© Сергей Плотников
| 
