Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтоАФ 10
   АвтоФонд 6
   АвтоОпись
   ФоКа
   ОРФ
   Свежий взгляд
   Скриншоты
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта
return_links(1); ?>

Справка АвтоАФ. Подсказки и предупреждения

Мои программы | АвтоАФ | Справка | Перенос описей дел

Программа перед переносом описи проводит проверку на правильность заполнения полей. При выявлении критических ошибок переноса не происходит. Чтобы отменить вывод предупреждений и подсказок, снимите соответствующие галочки. Нежелательно, чтобы такие сообщения появлялись.

Чтобы быстро открыть последний файл с проблемами конвертации или последний файл отчёта, нажмите правую кнопку мыши на кнопке «Начать».

После проверки программа показывает сообщение об (не)успешности проверки. Возможные сообщения:

Количество дел, указанных в разделе «Опись» Архивного Фонда XXX и количество найденных дел по описи YYY не сходится на ZZZ.

  • Возможно, в описи указано неверное количество дел, например, некоторые не учтены или учтены лишние, удалённые. Исправьте количество дел по описи.

  • Возможно, в файле описи пропущены некоторые заголовки. Проверьте отчёт по описи – откройте файл отчёта. В конце приводится информация о количестве дел всего, количестве пропущенных, повторных, литерных номеров дел, отдельно выведен рубрикатор.

  • Если опись состоит из нескольких томов, заносите каждый том как отдельную запись. Все тома одной описи учитываются на уровне фонда и в паспорте как одна опись.

  • Возможно, номер фонда или описи указан неверно.

    В заголовках дел встретилось словосочетание «ТО ЖЕ».

  • Правилами не допускается использование «то же» при ведении электронных версий описей – это помешает поиску по заголовкам дел, составлению отчётов. Замените такие заголовки на реальные перед переносом или программа попытается заменить их самостоятельно.

    В заголовках дел встречаются лишние точки в конце XXX раз.

  • Ставить точку в конце заголовка не нужно. Программа сама удаляет лишние точки в конце заголовка.

    В заголовках дел, возможно, встретились опечатки XXX раз.

  • Постарайтесь исправить все опечатки перед переносом. Вероятность того, что действительно встречается опечатка, велика – это помешает в дальнейшем поиску по заголовкам дел, составлению отчётов.

    Программа может сообщить о наличии повторных номеров дел. В нормальных описях повторные номера встретиться не могут – возможно, в описи есть опечатка. Проверьте файл отчёта.

    Критические ошибки

    При обнаружении критических ошибок программа не переносит данные и не вносит никаких изменений в базы. Для продолжения переноса исправьте все ошибки.

  • Рубрикатор. Нет пробела между номером и заголовком.

  • Рубрикатор. Неверный номер

  • Пустое название дела

  • Номера дела нет. Возможно, использовался список для нумерации дел. Введите вместо первого номера знак плюса «+» или номер первого дела «1024+».

  • В номере дела латинская буква «XXX». Замените букву на русскую. Если буква лишняя, удалите.

  • В номере дела неверный символ «XXX»

  • В номере дела неверный символ «XXX». Возможно, встречена буква, похожая на цифру.

  • Номер дела длинный XXX > 8. Возможно, вы удалили не все разрывы строк в таблице и в номер дела перешла дата.

  • Дата. Неверный символ «XXX»

  • Дата. Неверный символ в конце «XXX». Возможно, встречено тире, точка или любой другой лишний символ.

  • Дата неверная «XXX»

  • Дата нач. позже кон.

  • Кол-во. Неверный символ. Встречен нечисловой символ, например буква «О» вместо ноля «0».

  • Кол-во не указано

  • Кол-во. Неизвестная ошибка. Эта ошибка может и не встретиться.

  • Кол-во XXX > 1000. В деле не может быть больше 1000 листов. Возможно, вы неверно поставили галочку «Переключатель Даты в двух столбцах». Если количество всё-таки верное и больше 1000, временно для переноса уменьшите его до 1000, а в Архивном Фонде исправьте количество вручную на нужное.

  • Возможно, лишняя цифра в конце файла. При сохранении файла описи как текста иногда в конце файла сохраняется лишняя цифра. Удалите эту цифру – в АвтоАФ нажмите кнопку «Правка». Удалите номера страниц в описи. Программа игнорирует последнее число в текстовом варианте описи.

    Предупреждения

    При появлении предупреждений постарайтесь исправить все возникшие проблемы. Возможно, некоторые проблемы связаны и зависят друг от друга. Проверьте все такие записи. Если все предупреждения ложные, что маловероятно, снимите галочку «Переключатель Предупреждения»

  • Рубрикатор. Длина XXX >100. В рубрикаторах допускаются заголовки длиной не более 100 символов. Программа сокращает заголовок до 98 символов с добавлением точек в конце «..». Вы можете сократить заголовок по своему усмотрению.

  • Рубрикатор. Длина XXX < 4. Возможно, заголовок рубрикатора заполнен неверно.

  • Рубрикатор. ВСЕ ЗАГЛАВНЫЕ. В заголовках рубрикатора недопустимо использование только заглавных (прописных) букв. Преобразуйте буквы в строчные. В Word’е выделите слова, нажмите Shift+F3 или выберите меню Формат | Регистр…

  • Номер дела ожидался «XXX». Возможно, номер пропущен, повторный или литерный.

  • Возможно, номер дела слишком большой XXX>100000. Возможно, вы удалили не все разрывы строк в таблице и в номер дела перешла дата.

  • Короткое название дела (XXX < 8). Возможно, заголовок заполнен неверно.

  • В названии только одно слово. Возможно, заголовок заполнен неверно.

  • «ТО ЖЕ». Недопустимо использование «то же» при ведении описей в электронном виде. Программа попытается заменить такие заголовки на правильные.

  • Название. Начало «XXX». Встречен неверный символ в начале заголовка дела. Допустимые 'А'..'Я', 'A'..'Z', '0'..'9', '"'.

  • Название. Конец «XXX». Встречен неверный символ в конце заголовка дела. Допустимые 'А'..'Я', 'а'..'я', 'A'..'Z', 'a'..'z', '0'..'9', '"', ')', ']', '.', '%', '!', '?'.

  • Возможно, кол-во указано неверно «XXX > 500». В деле редко может быть больше 500 листов. По правилам в деле не может быть больше 1000 листов.

    Подсказки

    При появлении подсказок программа сама пытается внести некоторые изменения. Постарайтесь проверить все такие записи. Если все подсказки ложные, снимите галочку «Переключатель Подсказки».

  • Номер. Удалена точка

  • Номер. Автозам. лат. «I» на «1». Латинская буква «I» автоматически заменена на цифру «1».

  • Название. Удалена точка в конце. Точки в конце заголовков не ставятся. Исключение – сокращения, инициалы . Например, «экз.», «см.», «и т.д.», «и т.п.»

  • Название. Автозам. «Х» на лат. В заголовке русская буква «Х» автоматически заменена на латинскую букву «X» в римской цифре.

  • Название. Автозам. лат. «I ММ». В заголовке латинская «I» перед названием месяца ММ автоматически заменена на цифру «1».

  • Название. Автозам. «N» на «№». В заголовке латинская «N» автоматически заменена на символ номера «№».

  • Название. Автозам. «№ I» на «№ 1». В заголовке латинская «I» автоматически заменена на цифру «1».

  • Название. Автозам. многоточия на три точки. В заголовке многоточие «…» как один символ автоматически заменено на три обычные точки «...».

  • Название. Автозам. очень длинного тире на короткое. В заголовке очень длинное тире «—» автоматически заменено на дефис «-».

  • Название. Автозам. длинного тире на короткое. В заголовке тире «–» автоматически заменено на дефис «-».

  • Название. Автозам. кавычек на простые. В заголовке «кавычки-ёлочки» и „кавычки-лапки“автоматически заменены на обычные "компьютерные".

  • Название. Автозам. обр. апострофа на прямой. В заголовке обратный апостроф «`» автоматически заменён на прямой «’».

  • Название. Автозам. нуля на букву «О». В заголовке ноль «0» автоматически заменён на русскую букву «О». Ноль иногда остаётся при распознавании отсканированного текста.

  • Название. Автозам. «,.» на «,». В заголовке после запятой удаляется лишняя точка.

  • Название. Автозам. «,,» на «,». В заголовке после запятой удаляется лишняя запятая.

  • Название. «XXX». Встречен неверный символ в заголовке дела .

  • Дата. Автозам. лат. «I» на «1». Латинская буква «I» автоматически заменена на цифру «1».

  • Дата. Удалено «год»

  • Дата. Удалено «г.»

  • Дата не указана. Заполнено «б/д». Возможно, дата присутствует в заголовке дела, тогда заполните поле «Дата» по дате заголовка.

  • Кол-во. Автозам. лат. «I» на «1». Латинская буква «I» автоматически заменена на цифру «1».

  • Кол-во заполнено «0». Количество листов дела автоматически заполнено «0». Только при поставленной галочке «Переключатель Кол во листов м.б. не указано». Проверьте все такие сообщения – возможно, количество листов не указано.

  • Возможно, кол-во указано неверно «XXX > 250». В деле редко может быть больше 250 листов. Если количество верное, подсказку игнорируйте.

    Орфо

    Если часто выдаются предупреждения в ошибках орфографии для правильных слов, вышлите, пожалуйста, файл описаний проблем автору по почте, сжав любым архиватором. Также вы сами можете подправить словари. Если неверных срабатываний очень много, снимите галочку «Переключатель Орфо», чтобы проверить вначале более существенные проблемы.

  • Орфо «XXX». Возможно, орфографическая ошибка – символы XXX (часть слова), указывают на слово, в котором есть опечатка  . Если программа срабатывает неверно, просто пропускаете это сообщение. Возможно, ошибки и нет.

  • Орфо «(ноль)». В заголовке встретился одиночный ноль, возможно неправильно распознанная буква «О». Например, «справка 0 работе»

  • Орфо «xX». В заголовке встретилась заглавная буква «X» после строчной «x». Например «протокОЛ» .

  • Орфо «одна кавычка». Обычно кавычки встречаются в паре. Возможно, кавычка лишняя, либо пропущена вторая.

  • Орфо «кавычки X». X – количество кавычек. Обычно кавычки встречаются в паре. Возможно, кавычка лишняя, либо пропущена вторая.

  • Орфо «Смесь EngРус XXX». Смесь русских и латинских букв. Для римских цифр программа сама заменяет русскую «X» на латинскую.

  • Орфо «(( скобки» или «)) скобки». Обычно скобки встречаются в паре. Возможно, скобка лишняя, либо пропущена вторая.
  • Полное описание возможностей программы АвтоАФ

    Скриншоты моих программ

    Описание программ АвтоФонд и АвтоОпись

    return_links(); ?>

    Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

    © 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
    Rambler's Top100