Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтоАФ 10
   АвтоФонд 6
   АвтоОпись
   ФоКа
   ОРФ
   Свежий взгляд
   Скриншоты
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта

Справка АвтоАФ. Заполнение указателей

Мои программы | АвтоАФ | Справка | Перенос описей дел

Если к описи составлен указатель в отдельном файле, перенесите данные через раздел Перенос данных | Указатели. Если указателя нет, заполняйте его в файле описи.

Одновременно с переносом заголовков дел заполняйте указатели – именной, географический, тематический.

В описи обязательно должны присутствовать первые 5 стандартных столбцов (полей), независимо, заполнены они или нет – номер дела, заголовок, даты, кол-во листов, примечание. Все остальные столбцы добавляйте после столбца «Примечание».

В заголовке столбца укажите названия указателей – «им», «гео», «тем».

Поля для заполнения указателей можно указывать вместе с полями раздела «Дело» и «Характеристика документа» – порядок полей не имеет значения.

Если для именного указателя в бумажном варианте описи достаточно указывать фамилию и инициалы (Пупкин В.В.), то для заполнения этого раздела в Архивном Фонде инициалы расшифруйте (Пупкин Владимир Владимирович), т.к. в дальнейшем наберётся много однофамильцев.

Формат заголовка именного указателя – «Фамилия Имя Отчество», либо «Фамилия И.О.».

Если записей несколько, разделите их запятыми или точками с запятой (Пупкин Владимир Владимирович, Пупкин Иван Владимирович)

Запятые в именном указателе для отделения фамилии не нужны (Пупкин, Владимир Владимирович).

Формат географического указателя – «Пермь, г.», «Кудымкарский р-н», «Самково, с.» – вначале название, затем сокращение. Заголовки в формате «г. Пермь» автоматически заменятся на «Пермь, г.».

Формат тематического указателя – «нефть», «нефтепереработка» – если слово пишется с малой буквы, то и в указатель оно заносится с малой буквы.

В качестве разделителей используйте точку с запятой «;», например «Иванов Иван Петрович; Пушкин Александр Сергеевич». В качестве разделителя можно использовать и запятую.

Опись в Word’е должна получиться примерно такого вида:

Фонд 106
Опись 35
упр

     имгеотем
1 Общий сектор
1.1 Протокольная часть
1Протокол № 19 пленума обкома ВКП(б), 1 экз.4 апреля 1946 – 6 апреля 194637   Иванов Иван ПетровичПермь, г.русский поэт; литература
2Стенограмма 19-го пленума обкома ВКП(б), 1 экз., 1 том4 апреля 1946 – 5 апреля 194685 Иванов Иван Петрович; Пушкин Александр СергеевичПермь, г.; Кудымкар, г.русский поэт
1.2 Особая часть
3Стенограмма 19-го пленума обкома ВКП(б), 2 экз., 1 том4 апреля 1946 – 5 апреля 1946162  Кудымкарский р-н 

Полное описание возможностей программы АвтоАФ

Скриншоты моих программ

Описание программ АвтоФонд и АвтоОпись

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

© 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
Rambler's Top100