Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтОАФ
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта Карта сайта
return_links(1); ?>

Заполнение раздела «Движение документов» (Экран 16)

Работа программой Архивный Фонд | Инструкция по вводу данных | Порядок заполнения полей

Все изменения, происходящие в составе, объёме и состоянии документов фонда, влияющие на его количественные и качественные характеристики, фиксируются в разделе «Движение документов». На каждое изменение производится заполнение необходимого набора полей, соответствующего типу движения, в режиме «Добавить новое».

OPIS – Поле «№ описи»: номер описи вносится автоматически.

Курсор, попадая в поле «№ описи», высвечивает окно «Выберите опись». Если документы поступили по описи, то отмечается соответствующий номер из списка всех введённых по данному фонду описей, который автоматически заносится в поле «№ описи». Если документы поступили в виде россыпи, по отмечается слово «Россыпь» и поле «№ описи» остаётся незаполненным.

Поле символьное, длина 5 знаков.

I1 – Поле «Год»: вводится год, в течение которого произошло движение документов по данной описи.

Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. Значение 0, >1000.

I2 – Поле «Движение» (тип движения): заполняется через меню со значениями:

  • поступление,
  • выбытие,
  • без движения (изменение качественных характеристик документов внутри фонда без изменений их объёма: выявление ОЦД, рассекречивание).

    Поле типа «со списком».

    I3 – Поле «Объём: ед.хр.»

    I4 – Поле «Объём: ед.уч.»

    I9 – Поле «Объём: док-ов.»

    В эти поля вводится количество ед.хр./ед.уч./документов, включённое в соответствующий акт, закрепляющий тип движения.

    Поля числовые, длина 7 знаков. Заполняются вручную.

    I5 – Поле «Даты документов»: вводятся (через тире) годы наиболее раннего и наиболее позднего документа, включённых в соответствующий акт, закрепляющий тип движения.

    Поле символьное, длина 9 знаков. Заполняется вручную.

    I6 – Поле «Примечание»: вносятся любые уточняющие сведения.

    Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.

    I7 – Поле «№ и дата акта»: вводится дата акта, закрепляющего тип движения, с указанием числа, месяца года в формате даты.

    Поле символьное, длина 30 знаков. Заполняется вручную.

    I8 – Поле «Акт»: вводится вид акта, закрепляющего тип движения:

  • о выдаче дел во временное пользование
  • приёма-передачи документов в другой государственный или ведомственный архив
  • проверки наличия и состояния дел
  • о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
  • о завершении розыска дел
  • о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
  • о неисправимых повреждениях дел (документов)
  • об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, архиву, не учтённых и т.д.)
  • описания документов, переработки описей
  • о технических ошибках в учётных документах
  • приёма-передачи документов на государственное хранение

    Поле типа «со списком и редактированием».

  • 3.13. Заполнение раздела «Дело»

    Памятка «Работа с программой Архивный Фонд»

    Руководство пользователя программного комплекса «Архивный Фонд»

    Программа «Архивный Фонд»

    return_links(); ?>

    Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

    © 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
    Rambler's Top100