Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтОАФ
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта Карта сайта
Невозможно не купить семена подсолнечника.

Заполнение раздела «Движение документов» (Экран 16)

Работа программой Архивный Фонд | Инструкция по вводу данных | Порядок заполнения полей

Все изменения, происходящие в составе, объёме и состоянии документов фонда, влияющие на его количественные и качественные характеристики, фиксируются в разделе «Движение документов». На каждое изменение производится заполнение необходимого набора полей, соответствующего типу движения, в режиме «Добавить новое».

OPIS – Поле «№ описи»: номер описи вносится автоматически.

Курсор, попадая в поле «№ описи», высвечивает окно «Выберите опись». Если документы поступили по описи, то отмечается соответствующий номер из списка всех введённых по данному фонду описей, который автоматически заносится в поле «№ описи». Если документы поступили в виде россыпи, по отмечается слово «Россыпь» и поле «№ описи» остаётся незаполненным.

Поле символьное, длина 5 знаков.

I1 – Поле «Год»: вводится год, в течение которого произошло движение документов по данной описи.

Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. Значение 0, >1000.

I2 – Поле «Движение» (тип движения): заполняется через меню со значениями:

  • поступление,
  • выбытие,
  • без движения (изменение качественных характеристик документов внутри фонда без изменений их объёма: выявление ОЦД, рассекречивание).

    Поле типа «со списком».

    I3 – Поле «Объём: ед.хр.»

    I4 – Поле «Объём: ед.уч.»

    I9 – Поле «Объём: док-ов.»

    В эти поля вводится количество ед.хр./ед.уч./документов, включённое в соответствующий акт, закрепляющий тип движения.

    Поля числовые, длина 7 знаков. Заполняются вручную.

    I5 – Поле «Даты документов»: вводятся (через тире) годы наиболее раннего и наиболее позднего документа, включённых в соответствующий акт, закрепляющий тип движения.

    Поле символьное, длина 9 знаков. Заполняется вручную.

    I6 – Поле «Примечание»: вносятся любые уточняющие сведения.

    Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.

    I7 – Поле «№ и дата акта»: вводится дата акта, закрепляющего тип движения, с указанием числа, месяца года в формате даты.

    Поле символьное, длина 30 знаков. Заполняется вручную.

    I8 – Поле «Акт»: вводится вид акта, закрепляющего тип движения:

  • о выдаче дел во временное пользование
  • приёма-передачи документов в другой государственный или ведомственный архив
  • проверки наличия и состояния дел
  • о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
  • о завершении розыска дел
  • о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
  • о неисправимых повреждениях дел (документов)
  • об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, архиву, не учтённых и т.д.)
  • описания документов, переработки описей
  • о технических ошибках в учётных документах
  • приёма-передачи документов на государственное хранение

    Поле типа «со списком и редактированием».

  • 3.13. Заполнение раздела «Дело»

    Памятка «Работа с программой Архивный Фонд»

    Руководство пользователя программного комплекса «Архивный Фонд»

    Программа «Архивный Фонд»

    Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

    © 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
    Rambler's Top100