Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтОАФ
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта Карта сайта

Заполнение раздела «Опись» (Экран 11)

Работа программой Архивный Фонд | Инструкция по вводу данных | Порядок заполнения полей

Раздел «Опись». По каждой описи (книге учёта и описания) описываемого фонда вводится отдельная запись.

OKOD Поле «№ описи»: вносится номер описи.

Для внесения номера описи отведено 3 поля, в первое вносится цифровое обозначение описи (не более 3 знаков), во второе – буквенное (литер) обозначение описи (не более 2 знаков), в третье – цифровое и/или буквенное для обозначения тома описи.

ONAME – Поле «Название описи»: вносится полное название описи. В названии описи (книги учёта и описания) КФФД целесообразно отражать форму организации, размеры и другие конкретные характеристики документов описи. Например, «Опись № 1 фотонегативов размера 8×12».

Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.

G1 – Поле «Тип описи»: заполняется через меню со значениями:

  • упр. (управленческая документация),
  • л/п (документы личного происхождения),
  • НТД (научно-технической документации),
  • л/с (документы по личному составу),
  • кино,
  • фото,
  • фоно,
  • видео,
  • МЧД (машиночитаемые документы),
  • м/ф-подл (микроформы на правах подлинников).

    Поле типа «со списком».

    G2 – Поле «Категория описи»: содержит код категорийности – 0, 1, 2, 3. Поле принимает значение «0», если описи не проходили категорирования.

    Поле числовое, длина 1 знак, может принимать одно из значений: 0 или 1 или 2 или 3. Заполняется вручную.

    Поля, расположенные под заголовком «Даты документов» (G3G6).

    G3, G5 – Поля «Начальная» и «Конечная»: вводится год наиболее раннего и наиболее позднего документа данной описи.

    Если даты документов установлены приблизительно, то в данные поля заносится начальный и конечный год условного периода, к которому отнесены документы описи.

    Поля числовые, длина 4 знака. Заполняются вручную. Значение 0, >1000. При заполнении происходит автоматический контроль – G5>=G3.

    Если даты документов установлены приблизительно, косвенным путём, то заполняются поля G4, G6, в которые вносится знак «*». В случае, если даты документов установлены точно, по поля остаются незаполненными.

    Поля допускают ввод только двух значений: пусто (Пробел) или звёздочка («*»).

    Сведения об объёме описи (книги учёта и описания) (G7G14) даются в ед.хр. для документов на бумажной основе и фотодокументов, для кино-, фоно-, видеодокументации, МЧД и микрокопий на правах подлинников и в ед.хр. и в ед.уч. Все остальные показатели, характеризующие опись, указываются только в ед.хр., кроме количества закаталогизированных кино-, фоно-, видеодокументов и МЧД, которое указывается в ед.уч.

    Поля числовые, длина 5 и 7 знаков. Заполняются вручную.

    G7 – Поле «Объём описи» (в ед.хр.).

    Если значение поля G1 «упр.», «л/п», «НТД», «л/с», «фото», то курсор не попадает в поле G8, если поле G1 принимает все иные значения, то заполняется следующее поле G8.

    G8 – Поле – «Объём описи» (в ед.уч.).

    G9 – Поле «ОЦД» (количество учтённых ОЦД).

    G10 – Поле «Имеют СФ» (количество ед.хр., имеющих СФ).

    G11 – Поле «Имеют ФП» (количество ед.хр., имеющих ФП). Учитываются все ед.хр., имеющие ФП, включая поступление из ведомств, создание ФП в процессе любых видов работ, а не только при изготовлении СФ. Ед.хр. считается имеющей ФП, если на все её документы созданы соответствующие копии.

    G12 – Поле «Закаталог.» (количество закаталогизированных ед.хр./ед.уч.).

    G13 – Поле «Необнаруженные» (количество необнаруженных дел).

    G14 – Поле «Секретные» (количество секретных дел).

    G46 – Поле «Объём (ед.хр.)»: считается автоматически кол-во ед.хр. в файле DELO (Дело) без учёта томов.

    G47 – Поле «Объём (ед.уч.)»: считается автоматически кол-во ед.уч. в файле DELO (Дело).

    Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.

  • 3.10.2. Экран 12

    Памятка «Работа с программой Архивный Фонд»

    Руководство пользователя программного комплекса «Архивный Фонд»

    Программа «Архивный Фонд»

    Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

    © 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
    Rambler's Top100