Автоматизированные архивные технологии
Главная страница Автоматизация архивной деятельности
Новости
Статьи
Программы
   АвтОАФ
Скачать
Купить
FAQ (ЧаВО)
Отзывы
Автор
Обзор софта
Разное
Книги
Ссылки
Карта сайта Карта сайта
return_links(1); ?>

Заполнение раздела «Опись» (Экран 11)

Работа программой Архивный Фонд | Инструкция по вводу данных | Порядок заполнения полей

Раздел «Опись». По каждой описи (книге учёта и описания) описываемого фонда вводится отдельная запись.

OKOD Поле «№ описи»: вносится номер описи.

Для внесения номера описи отведено 3 поля, в первое вносится цифровое обозначение описи (не более 3 знаков), во второе – буквенное (литер) обозначение описи (не более 2 знаков), в третье – цифровое и/или буквенное для обозначения тома описи.

ONAME – Поле «Название описи»: вносится полное название описи. В названии описи (книги учёта и описания) КФФД целесообразно отражать форму организации, размеры и другие конкретные характеристики документов описи. Например, «Опись № 1 фотонегативов размера 8×12».

Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.

G1 – Поле «Тип описи»: заполняется через меню со значениями:

  • упр. (управленческая документация),
  • л/п (документы личного происхождения),
  • НТД (научно-технической документации),
  • л/с (документы по личному составу),
  • кино,
  • фото,
  • фоно,
  • видео,
  • МЧД (машиночитаемые документы),
  • м/ф-подл (микроформы на правах подлинников).

    Поле типа «со списком».

    G2 – Поле «Категория описи»: содержит код категорийности – 0, 1, 2, 3. Поле принимает значение «0», если описи не проходили категорирования.

    Поле числовое, длина 1 знак, может принимать одно из значений: 0 или 1 или 2 или 3. Заполняется вручную.

    Поля, расположенные под заголовком «Даты документов» (G3G6).

    G3, G5 – Поля «Начальная» и «Конечная»: вводится год наиболее раннего и наиболее позднего документа данной описи.

    Если даты документов установлены приблизительно, то в данные поля заносится начальный и конечный год условного периода, к которому отнесены документы описи.

    Поля числовые, длина 4 знака. Заполняются вручную. Значение 0, >1000. При заполнении происходит автоматический контроль – G5>=G3.

    Если даты документов установлены приблизительно, косвенным путём, то заполняются поля G4, G6, в которые вносится знак «*». В случае, если даты документов установлены точно, по поля остаются незаполненными.

    Поля допускают ввод только двух значений: пусто (Пробел) или звёздочка («*»).

    Сведения об объёме описи (книги учёта и описания) (G7G14) даются в ед.хр. для документов на бумажной основе и фотодокументов, для кино-, фоно-, видеодокументации, МЧД и микрокопий на правах подлинников и в ед.хр. и в ед.уч. Все остальные показатели, характеризующие опись, указываются только в ед.хр., кроме количества закаталогизированных кино-, фоно-, видеодокументов и МЧД, которое указывается в ед.уч.

    Поля числовые, длина 5 и 7 знаков. Заполняются вручную.

    G7 – Поле «Объём описи» (в ед.хр.).

    Если значение поля G1 «упр.», «л/п», «НТД», «л/с», «фото», то курсор не попадает в поле G8, если поле G1 принимает все иные значения, то заполняется следующее поле G8.

    G8 – Поле – «Объём описи» (в ед.уч.).

    G9 – Поле «ОЦД» (количество учтённых ОЦД).

    G10 – Поле «Имеют СФ» (количество ед.хр., имеющих СФ).

    G11 – Поле «Имеют ФП» (количество ед.хр., имеющих ФП). Учитываются все ед.хр., имеющие ФП, включая поступление из ведомств, создание ФП в процессе любых видов работ, а не только при изготовлении СФ. Ед.хр. считается имеющей ФП, если на все её документы созданы соответствующие копии.

    G12 – Поле «Закаталог.» (количество закаталогизированных ед.хр./ед.уч.).

    G13 – Поле «Необнаруженные» (количество необнаруженных дел).

    G14 – Поле «Секретные» (количество секретных дел).

    G46 – Поле «Объём (ед.хр.)»: считается автоматически кол-во ед.хр. в файле DELO (Дело) без учёта томов.

    G47 – Поле «Объём (ед.уч.)»: считается автоматически кол-во ед.уч. в файле DELO (Дело).

    Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.

  • 3.10.2. Экран 12

    Памятка «Работа с программой Архивный Фонд»

    Руководство пользователя программного комплекса «Архивный Фонд»

    Программа «Архивный Фонд»

    return_links(); ?>

    Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

    © 2004–2015 Сергей Плотников, сайт Автоматизированные архивные технологии
    Rambler's Top100