4. Формирование дел
После систематизации документов приступаем к формированию дел.
При формировании дел необходимо соблюдать определенные требования:
- Документы постоянного хранения и по личному составу следует группировать в отдельные дела;
- В дело необходимо включать по одному экземпляру каждого документа. В случае, если в деле находится только копия документа, следует восстановить его оригинал. Если восстановить оригинал не представляется возможным, в дело формируется его копия. Факсограммы заменяются оригиналами или их копиями. Изымаются черновые и дублетные документы;
- В дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют – переходящие, личные дела, документы выборных органов, документы учебных заведений, которые формируются за учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон и т.д.
- Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Дела, содержащие более 250 листов, делятся на тома.
- Приложения к документам, независимо от даты их утверждения, присоединяются к документам, к которым они относятся, однако, если приложения составляют объём более 250 листов, они группируются в отдельный том.
В целом документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы в хронологической последовательности.
Страницы:
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10
Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!
|
