|
Вы можете автоматически заполнить раздел «Топография» для всех описей или только выбранных.
Подготовьте файл с номерами фондов, описей, хранилищ. Готовый файл с номерами фондов и описей вы можете вывести через раздел «Отчёты» АвтоАФ, удалив лишние поля.
Если в разделе «Опись» есть незаполненные поля, то для каждой описи вы можете заполнить значения этих полей. Например, крайние даты (G3, G5) или количество экземпляров описи. Название поля укажите в заголовке таблицы.
Файл должен обязательных состоять из следующих столбцов (полей), разделённых табуляторами:
1) Номер фонда;
2) Номер описи;
3) Номер хранилища;
4) Номер этажа;
5) Номер помещения;
6) Номер стеллажа.
7–N) Дополнительные поля.
| № Ф.
| № Оп.
| № Хр.
| № Эт.
| № Пом.
| № Ст.
| G3
| G5
|
| 1
| 1
| 2
| 3
| 1
| 1
| 1978
| 1999
|
| 1
| 2
| 2
| 3
| 1
| 2, 3, 5
| 1999
| 2001
|
| 1
| 3
| 2
| 3
| 1
| 6–10
| 2001
| 2002
|
| 1
| 4
| 2
| 3
| 1
| 11, 15–20
| 2002
| 2004
| |
Поля «Шкаф» и «Полка» не заполняются, т.к. потребуется много времени заполнить полностью, а из-за перемещений дел впоследствии придётся исправлять много записей. Достаточно будет для начала постеллажного указателя. Кто убедит в обратном, можно будет дополнить в следующих версиях.
При заполненном поле «Стеллаж» уже можно будет пользователям узнать номер хранилища и номер стеллажа описи, через АвтоАФ вывести постеллажный указатель всего хранилища.
Информацию о топографических указателях можно выгрузить и из других программ. В Государственном архиве Пермской области для работы с топографией фондов использовалась отдельная программа под DOS, связанная с программой Госархив. Информация из DBF файла програмы сохранена в txt файл, преобразована в таблицу в Word’е, подготовлена и загружена автоматически в Архивный Фонд.
Более подробное описание вы найдёте в справке к программе.
Доступно только в расширенной версии АвтоАФ.
| 
