|
По терминологии Архивного Фонда – это Перечни фондов (описей, дел…).
Вы можете выгрузить список фондов, описей, дел с указанными номерами, датами, количеством дел. Дополнительно можете фильтровать записи по заголовкам. Выводите списки для последующего редактирования и распечатки в Word’е. На основе этих отчётов можно формировать и другие отчёты.
Если есть фонды с нестандартными номерами (641/1), которые в Архивном Фонде занесены как стандартные (641), вы можете указывать номера фондов в виде «641/1». См. п. 2.5.
Закройте Архивный Фонд. Запустите АвтоАФ. Откройте раздел Отчёты | Списки. Выберите нужный отчёт.
Параметры:
«Отчёт». Выберите нужный раздел для вывода отчёта.
«Сортировка». Выберите нужный тип сортировки. Сортировка по названию доступна только для фондов.
« Даты в одном столбце» – поставьте галочку, чтобы даты выводить в одном столбце, разделяя тире (1978–1980). При снятой галочке даты выводятся в разных столбцах.
« Текстовые даты» – поставьте галочку, чтобы даты дел выводить в текстовом виде (10 ноября 1978). При снятой галочке даты выводятся в числовом виде (10.11.1978).
« Итоговая запись» – поставьте галочку, чтобы выводить итоговую запись.
« Сокращённое название фонда» – поставьте галочку, чтобы в отчётах по списку фондов, движению выводить сокращённые названия фондов вместо полных. Заголовки фильтруются по этому полю.
« Сокращать название описи до [N]» – поставьте галочку, чтобы в отчёте по списку описей, движению выводить сокращённые названия описей до N символов.
«#13 в Memo на» – введите символы для замены символов перевода строки.
« Сокращать Memo до» – поставьте галочку, чтобы сокращать объёмный текст Memo полей.
« Фильтр по номерам» – поставьте галочку, чтобы выводить фильтровать описи, дела по номеру фонда, дела по номеру описи.
«Движение» – выберите нужное значение движения. Можно вывести все фонды, описи, либо только в наличии или переданные и т.п.
«Тип» – выберите нужное значение типа документации. Можно вывести все фонды, описи, дела, либо только управленческие или личного происхождения и т.п.
«Категория» – выберите нужную категорию документов. Можно вывести все фонды, описи, либо нужной категории.
«Ценность» – выберите нужное значение ценности документов. Можно вывести все дела, либо только нужной ценности.
« Фильтр по годам» – поставьте галочку, чтобы выводить фильтровать записи по году.
« Фильтр по названию» – поставьте галочку, тогда в отчёт попадут те фонды, описи, дела или документы, в названии которых встречается часть строки поиска. Например, чтобы отобрать личные фонды, наберите «ЛФ» .
Вы можете найти записи с несколькими словами одновременно (И), одним из слов (ИЛИ), или фразой целиком как есть.
Чтобы учитывать регистр при поиске, введите любое слово с большой буквы.
« Дополнительные поля» – поставьте галочку для вывода дополнительных полей после основных. Например, чтобы в списке фондов дополнительно вывести количество дел управленческой документации, добавьте поле A17.
Чтобы в списке описей вывести кроме номеров фондов их названия, введите в это поле Fond.FName. Вы можете выводить любые поля раздела «Фонд».
Вы можете вывести любые поля раздела «Топография», например, для вывода реестра описей общего и по каждому хранилищу отдельно. Укажите дополнительное поле Opis2.H3 или название любого другого поля. Вывод списка при этом существенно замедляется.
Чтобы дополнительно отсортировать отчёт в Word’е по номеру фонда, описи, дела, выберите меню Таблица | Сортировка. Выберите первый (или нужный) столбец.
14.1 Список фондов
14.2 Список описей
14.3 Список дел (опись)
14.4 Список документов
14.5 Конструктор отчётов
14.6 Дополнительные отчёты
| 
