|
Если к описи составлен указатель в отдельном файле, перенесите данные через раздел Перенос данных | Указатели. Если указателя нет, заполняйте его в файле описи.
Одновременно с переносом заголовков дел заполняйте указатели – именной, географический, тематический.
В описи обязательно должны присутствовать первые 5 стандартных столбцов (полей), независимо, заполнены они или нет – номер дела, заголовок, даты, кол-во листов, примечание. Все остальные столбцы добавляйте после столбца «Примечание».
В заголовке столбца укажите названия указателей – «им», «гео», «тем».
Поля для заполнения указателей можно указывать вместе с полями раздела «Дело» и «Характеристика документа» – порядок полей не имеет значения.
Если для именного указателя в бумажном варианте описи достаточно указывать фамилию и инициалы (Пупкин В.В.), то для заполнения этого раздела в Архивном Фонде инициалы расшифруйте (Пупкин Владимир Владимирович), т.к. в дальнейшем наберётся много однофамильцев.
Формат заголовка именного указателя – «Фамилия Имя Отчество», либо «Фамилия И.О.».
Если записей несколько, разделите их запятыми или точками с запятой (Пупкин Владимир Владимирович, Пупкин Иван Владимирович)
Запятые в именном указателе для отделения фамилии не нужны (Пупкин, Владимир Владимирович).
Формат географического указателя – «Пермь, г.», «Кудымкарский р-н», «Самково, с.» – вначале название, затем сокращение. Заголовки в формате «г. Пермь» автоматически заменятся на «Пермь, г.».
Формат тематического указателя – «нефть», «нефтепереработка» – если слово пишется с малой буквы, то и в указатель оно заносится с малой буквы.
В качестве разделителей используйте точку с запятой «;», например «Иванов Иван Петрович; Пушкин Александр Сергеевич». В качестве разделителя можно использовать и запятую.
Опись в Word’е должна получиться примерно такого вида:
|
Фонд 106
Опись 35
упр
| | | | | | им | гео | тем
| | 1 Общий сектор
| | 1.1 Протокольная часть
| | 1 | Протокол № 19 пленума обкома ВКП(б), 1 экз. | 4 апреля 1946 – 6 апреля 1946 | 37 | | Иванов Иван Петрович | Пермь, г. | русский поэт; литература
| | 2 | Стенограмма 19-го пленума обкома ВКП(б), 1 экз., 1 том | 4 апреля 1946 – 5 апреля 1946 | 85 | | Иванов Иван Петрович; Пушкин Александр Сергеевич | Пермь, г.; Кудымкар, г. | русский поэт
| | 1.2 Особая часть
| | 3 | Стенограмма 19-го пленума обкома ВКП(б), 2 экз., 1 том | 4 апреля 1946 – 5 апреля 1946 | 162 | | | Кудымкарский р-н |
|
|
|
