|
При переносе фотоописей в раздел «Дело» заполняйте поля раздела «Характеристика фотодокументов», например «Дата съёмки», «Автор съёмки» и всех других.
Тип описи укажите «Фото». После типа через пробел укажите вид и цветность для всех фотодокументов, например «Фото ч/б негатив». По умолчанию будет заполнено как «Цветной позитив».
Вид фотодокументов:
Негатив или Нег
Диапозитив или Диа
Позитив или Поз (по умолчанию)
Фотоальбом или Аль
Цветность фотодокументов:
ч/б только чёрно-белые фотодокументы
цв только цветные фотодокументы (по умолчанию)
* встречаются и цветные и чёрно-белые фотодокументы
Пользы в данной версии программы Архивный Фонд от заполнения раздела практически никакой, но возможно, в новой версии программы появится больше возможностей поиска по фотодокументам. В любом случае, заполнение раздела не требует особых усилий, поэтому заполняйте его.
В описи обязательно должны присутствовать первые 5 стандартных столбцов (полей), независимо, заполнены они или нет – номер дела, заголовок, даты, кол-во листов, примечание. Все остальные столбцы добавляйте после столбца «Примечание».
Поля для заполнения раздела «Характеристика документа» можно указывать вместе с полями раздела «Дело» и указателей – порядок полей не имеет значения.
Пример автоматического заполнения поля «Место съёмки». В заголовке столбца укажите его название – «O1». Чтобы заполнить поле «Автор съёмки», укажите в заголовке столбца «O2». Точно так же можете заполнить и остальные поля – «Оригинальность», «Цветность», «Размер» и др. Значения из дополнительных полей записываются после записи основных, поэтому можно записать, например, значение цветности «цв.» только для нужных документов.
В поле «Дата фотосъёмки» по умолчанию заносится дата дела.
Описание полей можно найти в инструкции по вводу данных программного комплекса «Архивный Фонд» – п. 3.17 заполнение раздела «Характеристика фотодокументов».
Опись в Word’е должна получиться примерно такого вида:
|
Фонд 8043
Опись 7
фото ч/б позитив
| | | | | | O1 | O2
| | 1 Портреты
| | 1 | Виктор Петрович Астафьев, писатель | 19.09.1997 | 1 | | г. Пермь | А. Лыжин
| | 2 | Елена Владимировна Бачева, заведующая отделом образования […] | 01.12.1995 | 2 | | г. Пермь | А. Зернин
|
|
| 
