|
Программа Архивный фонд является отраслевым стандартом для архивистов. С этой программой ещё второй версии я столкнулся в 2001 году, когда пришёл на работу в политархив Пермской области. Главным её недостатком было отсутствие возможности вносить описи, заполняя раздел «Дело». Из-за этого во многих регионах программу не спешили внедрять.
В Пермском крае ещё с 1995 года в архивах и архивных отделах использовалась собственная разработка – программа «Госархив» и её вариант «Райгоархив». В ней можно было заполнять раздел «Дело», благодаря этому в госархиве и некоторых районных отделах был высокий процент заполнения заголовков дел.
Третья версия программы Архивный фонд уже позволяла вносить данные в раздел «Дело». В 2004 году Комитетом по делам архивов было решено внедрить Архивный фонд во всём регионе (Пермский край). Мною была проведена конвертация всего массива данных, с архивистами была проведена учёба по работе с программой.
К сожалению, в программе Архивный фонд 3 был существенный недостаток – раздел «Дело» можно было заполнять только вручную. Не было возможности вносить уже ранее набранные описи. На тот момент в архивах описи уже набирали в MS Word, накопился большой объём данных, который заново пришлось бы перенабирать вручную в АФ3.
Несмотря на многочисленные пожелания архивистов, в четвёртой версии программы этот недостаток так и не был устранён – раздел «Дело» по-прежнему можно заполнять только вручную. Для каждого дела нужно выбрать меню для добавления карточки, заполнить все нужные поля, сохранить.
Проблем при этом множество:
- Неудобный интерфейс – маленькие кнопочки
- Медленная работа программы
- Много лишних действий для ввода данных
- Не виден предыдущий внесённый заголовок дела, из-за этого нельзя использовать текст для ускорения ввода.
- Нет удобной проверки орфографии
- Сложное заполнение и выбор рубрикатора описи
- Самый главный недостаток – повторный ввод уже набранных ранее описей
Если опись уже набрана в Word, при повторном вводе в Архивный Фонд появляются новые ошибки ввода, новые опечатки, теряется в пустую рабочее время специалистов, которое можно потратить с пользой для формирования новых описей.
Разработчики программы предлагают вначале вносить заголовки дел в программу, а затем выводить описи на печать. Однако непонятно, как при этом заполнять ещё неготовую и неутверждённую опись. Более удобным способом будет вначале вносить описи в Word.
Достоинства этого метода:
- Опись выглядит так, как требуется и именно так будет напечатана
- Ускорение ввода стандартными функциями копирования и вставки, перетаскивания, автозамены.
- Автоматическая нумерация номеров дел (списки)
- Удобный показ опечаток подчёркиванием
- Автоматическое формирование оглавления описи с номерами дел и страниц
- Быстрая перестановка дел, добавление дел в середину описи без необходимости её перенумеровывать вручную
- Возможность передать файл опись в электронном виде для проверки и утверждения, сделать отдельно резервную копию
Самое же главное достоинство – опись можно автоматически просто, быстро и качественно перенести в Архивный Фонд с помощью программы АвтоАФ.
Достоинства переноса описи с помощью АвтоАФ:
- Опись переносится целиком как есть, не нужно её заново набирать
- Происходит проверка всех полей, благодаря этому выявлялись проблемы даже в утверждённых бумажных описях
- Удобный и понятный интерфейс, подробная справка с примерами
Перед переносом описи происходит обязательная проверка, поэтому в программу будут перенесены только правильные данные. При этом можно вначале выявить и исправить грубые ошибки, а затем проблемы и опечатки.
В описи проверяются все стандартные поля:
- Номер дела. Программа показывает пропущенные, повторные и литерные номера
- Заголовок дела. Программа показывает заголовки «то же», которые по правилам перед переносом необходимо заменить на полные. Также показаны опечатки.
- Дата. Даты проверяют на опечатки в месяцах и на корректность.
- Количество листов.
Кроме того, программа выдаёт итоговую запись, в которой указаны наименьший и наибольший номера дел, литерные номера. Для крайних дат показаны наименьшая и наибольшая даты, номера этих дел. Для количества листов – номера дел с наибольшим и наименьшим их количеством.
В 2007 году госархив Пермской области для поиска наиболее быстрого способа занесения заголовков дел в программу «Архивный фонд» провёл эксперимент. Для формирования базы данных использовались следующие варианты:
- Заполнение полей непосредственно в программе.
- Сканирование описи, распознавание текста в таблице, перенос описи с помощью программы «АвтоАФ».
- Перепечатывание описи в таблицу в Word, перенос с помощью программы «АвтоАФ».
Опыт показал, что самый неудобный и медленный это 1-й способ. Сканирование целесообразно использовать тогда, когда опись создана в табличном виде, то есть столбцы и строки хорошо просматриваются и текст будет хорошо распознан. Следовательно, перед занесением описи в базу данных сначала устанавливается ее качество и выбирается способ перевода ее в электронный вид. Затем опись сканируется и распознается, либо набирается в Word.
Кроме программы АвтоАФ для проверки описей в электронном виде можно использовать программу АвтоОпись. Для быстрого поиска и удобного просмотра баз Архивного Фонда можно использовать программу АвтоФонд.
Программа АвтоАФ с 2004 года успешно используется в архивах Перми, Пермского края, Удмуртии, Тюмени, Саратова, Томска, Челябинска Приморского края, Астрахани, Алтая и других.
Программу АвтоАФ можно бесплатно скачать на сайте www.autoaf.ru
| 
