|
На уровне фонда при выборе этого пункта меню появляется подменю с пунктами:
- Опись ОЦД – заголовок
- Опись ОЦД – тело отчёта
На печать выводится титульный лист описи и собственно опись, к описи должны прилагаться оглавление, список сокращений, предисловие.
Опись ОЦД выводится в форме, предусмотренной Основными правилами работы государственных архивов (Приложение 19). Опись ОЦД создаётся на единицы хранения одного фонда, у которых поле «Категория ед.хр.» (L12) – ОЦД.
Для подготовки этого отчёта необходимо заполнить в базе данных следующие поля:
- на уровне описи поле «Номер описи» (
OKOD)
- на уровне дела поля: «Номер ед.хр.» (
L1); «Заголовок» (L4); «Даты документов» (L8, L9); «Неточная дата» (L10); «Кол-во листов» (L11); «Примечание» (L14);
Сведения в графу описи «№ ед.хр. страхового фонда» вносятся вручную в уже распечатанную опись.
На уровне описи при выборе пункта меню Описи появляется подменю с пунктами:
- Архивная опись – заголовок
- Архивная опись – тело отчёта
- Опись НТД – заголовок
- Опись НТД – тело отчёта
- Опись фотоальбома
- Опись негативов фотодокументов
Для подготовки отчёта «Архивная опись» необходимо заполнить в базе данных следующие поля на уровне дела:
- «Номер ед.хр.» (
L1);
- «Делопроизв. индекс или старый инв. №» (
L6);
- «Заголовок» (
L4);
- «Даты документов» (
L8, L9); «Неточная дата» (L10);
- «Кол-во листов» (
L11);
- «Примечание» (
L14).
Отчёт «Опись НТД» создаётся, если на уровне описи в поле «Тип описи» (G1) указано – НТД. Для подготовки этого отчёта необходимо чтобы в базе данных были заполнены следующие поля:
- «Номер ед.хр.» (
L1);
- «Номер комплекса» (
N1);
- «Производственный номер» (
L7);
- «Заголовок» (
L4);
- «Автор (организация-разработчик)» (
N2)
- «Даты документов» (
L8, L9); «Неточная дата» (L10);
- «Кол-во листов» (
L11);
- «Примечание» (
L14).
Отчёт «Опись фотоальбома» создаётся, если на уровне описи в поле «Тип описи» (G1) указано – фото, а на уровне дела в поле «Вид фотодокументов (О5) указано – фотоальбом. Для подготовки этого отчёта необходимо чтобы в базе данных были заполнены следующие поля:
- «Номер ед.хр.» (
L1);
- «Производственный номер»
- «Заголовок»
- «Даты документов» (
L8, L9); «Неточная дата» (L10);
- «Место съёмки» (
О1);
- «Автор съёмки» (
О12);
- «Кол-во позитивов» (
О8);
- «Кол-во страховых копий» (
О10)
- «Состав текстовой сопроводительной документации» (
О11);
- «Примечание» (
L14)
Ко всем описям должны прилагаться оглавление, список сокращений, предисловие.
На уровне дела, документа, каталога, изданий, комиссий в меню Отчёты пункт Описи отсутствует.
| 
