|
На каждый том единицы хранения вводится отдельная запись.
L1 – поле «Номер ед.хр.»: вносится номер единицы хранения по описи. Поле символьное, длина 10 знаков. С целью правильной сортировки дел в описи для внесения номера единицы хранения отведено 2 поля: в одно вносится цифровое обозначение номера единицы хранения, в другое – буквенный индекс (для литерных дел). Предусмотрено 8 знаков для цифр и 2 знака для букв.
Поле символьное, длина 10 знаков. Заполняется вручную.
L2 – поле «Том ед.хр.»: вносится номер тома (части) единицы хранения. Поле числовое, длина 3 знака. Заполняется вручную.
L3 – поле «Номер ед.уч.»: вносится номер единицы учёта по описи, Поле символьное, длина 6 знаков, 5 знаков для цифр и 1 знак для буквы. С целью правильной сортировки единиц учёта в описи для внесения номера единицы учёта отведено 2 поля: в одно вносится цифровое обозначение номера единицы учёта, в другое – буквенный индекс (для литерных ед.уч.).
Поле символьное, длина 6 знаков. Заполняется вручную.
L4 – поле «Заголовок»: вносится заголовок единицы хранения из описи. Заполняется вручную. Поле символьное, длина 250 знаков. Заполняется вручную.
L5 – поле «Аннотация»: вводится текст аннотации состава и содержания документов дела. Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
L6 – поле «Делопроизводственный индекс»: вносится делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер единицы хранения. Поле символьное, длина 10 знаков.
L7 – поле «Производственный номер»: вносится производственный номер для спец.документации. Поле символьное, длина 10 знаков. Заполняется вручную.
Поля, расположенные под заголовком «Даты документов»
L8 – поле «Начальная дата»: вносится дата самого раннего документа ед.хр. Поле типа DATA, 10 знаков. Заполняется вручную.
L9 – поле «Конечная дата»: вносится дата самого позднего документа в ед.хр. Поле типа DATA, 10 знаков. Заполняется вручную.
L10 – поле «Неточная дата»: заполняется в случае, если даты документов в деле установлены приблизительно, если даты документов установлены точно, то поле не заполняется.
L11 – поле «Кол-во листов»: вносится количество листов в единице хранения по описи. Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную.
L12 – поле «Категория ед.хр.»: заполняется через меню со значениями:
уникальное
ОЦД
ценное
Поле типа «со списком».
L13 – поле «Тип документации»: заполняется через меню со значениями:
упр. (управленческая документация),
л/п (документы личного происхождения),
НТД (научно-технической документации),
л/с (документы по личному составу),
кино,
фото,
фоно,
видео,
МЧД (машиночитаемые документы),
м/ф-подл (микроформы на правах подлинников).
Поле типа «со списком».
L14 – поле «Примечание»: вносятся любые уточняющие сведения о единице хранения.
Поле символьное, длина не ограничена, Заполняется вручную.
L15 – поле «Драгоценности»: наличие в оформлении ед.хр. драг. камней и драг. металлов.
Поле логическое. Заполняется вручную
L16 – поле «Муз. предметы»: поле заполняется в том случае, если ед.хр. является музейным предметом.
Поле логическое. Заполняется вручную.
L17 – поле «Изо. мат.»: наличие в ед.хр. изобразительных материалов
Заполняется через меню со значениями:
чертежи,
карты,
рисунки,
фото (фотографии),
иное.
При заполнении следует иметь в виду, что наличие «фото» показывается в данном поле в случае, когда фотодокументы не сформированы в отдельную опись и находятся в составе дел на бумажной основе.
Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 21 знак.
L18 – поле «Закаталогизировано»: заполняется в том случае, если информация о деле включена в каталог.
Поле логическое. Заполняется вручную.
L19 – поле «Розыск»: заполняется в том случае, если ед.хр. находится в розыске. Поле логическое. Заполняется вручную.
L20 – поле «Имеет СФ»: заполняется при наличии страховой копии ед.хр. Поле логическое. Заполняется вручную.
L21 – поле «Имеет ФП»: заполняется при наличии копии ед.хр в фонде пользования. Поле логическое. Заполняется вручную.
L22 – поле «Наличие дефектов»: заполняется при наличии в ед.хр. документов с дефектами основы и текста, а также неисправимо повреждёнными, требующими реставрации, переплёта, нумерации листов, шифровки, замены обложек, дезинфекции, дезинсекции. Поле логическое. Заполняется вручную.
L23 – поле «Том описи»: заполняется при наличии нескольких томов описи. Поле символьное. Заполняется вручную.
L24 – поле «Язык»: заполняется, если в ед.хр. имеются документы на других языках кроме русского. Русский язык не указывается.
L25 – поле «Код рубрики»: в поле вносится код рубрики к которой отнесена единица хранения для включения в опись (структура описи). Поле числовое, длина 6 знаков.
Поле RUBRIKA (расположено справа от кода рубрики): заполняется названием рубрики, соответствующей коду, зафиксированному в поле L25. Для того, чтобы заполнить это поле, нужно нажать экранную кнопку «рубрики» . Выбрав нужную рубрику, нажать клавишу Enter, после чего код и название рубрики автоматически переносятся на экран.
Файлы ключевых слов:
Персоналии 2: перечисляются фамилии, имена, отчества или инициалы лиц, упоминаемых в заголовке ед.хр. и аннотации.
Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.
Используется в качестве именного указателя к описи и организации поиска по фамилиям.
География 2: перечисляются названия административно-территориальных единиц и топографические сведения, упоминаемые в заголовке ед.хр. и аннотации.
Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.
Используется в качестве географического указателя к описи и организации поиска по географическим названиям.
Тематика 2: вводятся слова, отражающие основное содержание документов ед.хр, существительными или именными словосочетаниями в форме именительного падежа единственного или множественного числа для формирования предметно-тематического указателя к описи и организации тематического поиска.
Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.
Ключевые слова 2: вводятся термины для создания любого дополнительного вида указателя, названия учреждений, объектов, объединений и т.д.
| 
