|
Все изменения, происходящие в составе, объёме и состоянии документов фонда, влияющие на его количественные и качественные характеристики, фиксируются в разделе «Движение документов». На каждое изменение производится заполнение необходимого набора полей, соответствующего типу движения, в режиме «Добавить новое».
OPIS – Поле «№ описи»: номер описи вносится автоматически.
Курсор, попадая в поле «№ описи», высвечивает окно «Выберите опись». Если документы поступили по описи, то отмечается соответствующий номер из списка всех введённых по данному фонду описей, который автоматически заносится в поле «№ описи». Если документы поступили в виде россыпи, по отмечается слово «Россыпь» и поле «№ описи» остаётся незаполненным.
Поле символьное, длина 5 знаков.
I1 – Поле «Год»: вводится год, в течение которого произошло движение документов по данной описи.
Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. Значение 0, >1000.
I2 – Поле «Движение» (тип движения): заполняется через меню со значениями:
поступление,
выбытие,
без движения (изменение качественных характеристик документов внутри фонда без изменений их объёма: выявление ОЦД, рассекречивание).
Поле типа «со списком».
I3 – Поле «Объём: ед.хр.»
I4 – Поле «Объём: ед.уч.»
I9 – Поле «Объём: док-ов.»
В эти поля вводится количество ед.хр./ед.уч./документов, включённое в соответствующий акт, закрепляющий тип движения.
Поля числовые, длина 7 знаков. Заполняются вручную.
I5 – Поле «Даты документов»: вводятся (через тире) годы наиболее раннего и наиболее позднего документа, включённых в соответствующий акт, закрепляющий тип движения.
Поле символьное, длина 9 знаков. Заполняется вручную.
I6 – Поле «Примечание»: вносятся любые уточняющие сведения.
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
I7 – Поле «№ и дата акта»: вводится дата акта, закрепляющего тип движения, с указанием числа, месяца года в формате даты.
Поле символьное, длина 30 знаков. Заполняется вручную.
I8 – Поле «Акт»: вводится вид акта, закрепляющего тип движения:
о выдаче дел во временное пользование
приёма-передачи документов в другой государственный или ведомственный архив
проверки наличия и состояния дел
о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
о завершении розыска дел
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
о неисправимых повреждениях дел (документов)
об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, архиву, не учтённых и т.д.)
описания документов, переработки описей
о технических ошибках в учётных документах
приёма-передачи документов на государственное хранение
Поле типа «со списком и редактированием».
| 
