Раздел «Опись». По каждой описи (книге учёта и описания) описываемого фонда вводится отдельная запись.
Для внесения номера описи отведено 3 поля, в первое вносится цифровое обозначение описи (не более 3 знаков), во второе – буквенное (литер) обозначение описи (не более 2 знаков), в третье – цифровое и/или буквенное для обозначения тома описи.
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
м/ф-подл (микроформы на правах подлинников).
Поле типа «со списком».
G2 – Поле «Категория описи»: содержит код категорийности – 0, 1, 2, 3. Поле принимает значение «0», если описи не проходили категорирования.
Поле числовое, длина 1 знак, может принимать одно из значений: 0 или 1 или 2 или 3. Заполняется вручную.
Поля, расположенные под заголовком «Даты документов» (G3–G6).
G3, G5 – Поля «Начальная» и «Конечная»: вводится год наиболее раннего и наиболее позднего документа данной описи.
Если даты документов установлены приблизительно, то в данные поля заносится начальный и конечный год условного периода, к которому отнесены документы описи.
Поля числовые, длина 4 знака. Заполняются вручную. Значение 0, >1000. При заполнении происходит автоматический контроль – G5>=G3.
Если даты документов установлены приблизительно, косвенным путём, то заполняются поля G4, G6, в которые вносится знак «*». В случае, если даты документов установлены точно, по поля остаются незаполненными.
Поля допускают ввод только двух значений: пусто (Пробел) или звёздочка («*»).
Сведения об объёме описи (книги учёта и описания) (G7–G14) даются в ед.хр. для документов на бумажной основе и фотодокументов, для кино-, фоно-, видеодокументации, МЧД и микрокопий на правах подлинников и в ед.хр. и в ед.уч. Все остальные показатели, характеризующие опись, указываются только в ед.хр., кроме количества закаталогизированных кино-, фоно-, видеодокументов и МЧД, которое указывается в ед.уч.
Поля числовые, длина 5 и 7 знаков. Заполняются вручную.
G7 – Поле «Объём описи» (в ед.хр.).
Если значение поля G1 «упр.», «л/п», «НТД», «л/с», «фото», то курсор не попадает в поле G8, если поле G1 принимает все иные значения, то заполняется следующее поле G8.
G8 – Поле – «Объём описи» (в ед.уч.).
G9 – Поле «ОЦД» (количество учтённых ОЦД).
G10 – Поле «Имеют СФ» (количество ед.хр., имеющих СФ).
G11 – Поле «Имеют ФП» (количество ед.хр., имеющих ФП). Учитываются все ед.хр., имеющие ФП, включая поступление из ведомств, создание ФП в процессе любых видов работ, а не только при изготовлении СФ. Ед.хр. считается имеющей ФП, если на все её документы созданы соответствующие копии.
G12 – Поле «Закаталог.» (количество закаталогизированных ед.хр./ед.уч.).
G13 – Поле «Необнаруженные» (количество необнаруженных дел).
G14 – Поле «Секретные» (количество секретных дел).
G46 – Поле «Объём (ед.хр.)»: считается автоматически кол-во ед.хр. в файле DELO (Дело) без учёта томов.
G47 – Поле «Объём (ед.уч.)»: считается автоматически кол-во ед.уч. в файле DELO (Дело).
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
