|
1. Сводные сведения по архиву
2. Физическое состояние документов.
3. Необнаруженные ед.хр.
4. Состав НСА к документам на бумажной основе.
Отчёты этой группы, характеризующие по основным показателям состояние обеспечения сохранности и научно-справочного аппарата к документам архива, представлены в следующих таблицах:
Сводные сведения по архиву
| всего | введено | % | с ключевыми словами | % | к кол-ву введённых | закаталогизировано | %
| | Кол-во фондов | | | | | | |
| | Кол-во ед.хр. | | | | | | |
|
В отчёт включаются сведения о количестве фондов и единиц хранения, включённых в БД «Архивный фонд».
Физическое состояние документов
| Показатели | Бум. основа | Кино | Фото | Фоно | Видео | МЧД | М/ф
| | Закартонировано ед.хр. | | | | | | |
| | % | | | | | | |
| | Н/повреждённые ед.хр. | | | | | | |
| | % | | | | | | |
| | Реставрация ед.хр. | | | | | | |
| | % | | | | | | |
| | Переплёт ед.хр. | | | | | | |
| | % | | | | | | |
| | Дезинфекция ед.хр. | | | | | | |
| | % | | | | | | |
| | Дезинфекция ед.хр. | | | | | | |
| | % | | | | | | |
| | Затухающие тексты лл. | | | | | | |
| | Шифровка ед.хр. | | | | | | |
| | % | | | | | | |
| | Обложки ед.хр. | | | | | | |
| | % | | | | | | |
| | Гор.основа ед.хр. | | | | | | |
| | % | | | | | | |
|
Показатели отчёта полностью повторяют состав полей, объединённых под заголовком «Физическое и техническое состояние документов» раздела «Фонд». Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы и микрофильмы на правах подлинников, подлежащие консервационно-профилактической обработке, указаны в строке «Реставрация» в графе соответствующего вида документации. Все показатели (кроме «затухающих текстов») даются в количественном и процентном выражении, причём процент по каждому конкретному показателю определяется по отношению к общему объёму документов соответствующего вида.
Необнаруженные ед.хр.
Данные о количестве необнаруженных ед.хр. даются отдельно по документам на бумажной основе и на плёночных носителях.
Документы на бумажной основе
| Показатели | Всего | 1 кат. | 2 кат. | 3 кат. | Некат.
| | ед.хр. | | | | |
| | % | | | | |
|
Для документов на бумажной основе объёмы необнаруженных дел указываются как в целом по архиву, так и в разрезе категорий фондов в количественном и процентном выражении, причём процент определяется соответственно по отношению к общему объёму дел и к объёму дел каждой категории.
Документы на плёночных носителях
| Показатели | Кино | Фото | Фоно | Видео | МЧД | М/ф
| | ед.хр. | | | | | |
| | % | | | | | |
|
Данные по документам на плёночных носителях указываются отдельно по всем видам документации (кино-, фото-, фоно-, видео-, МЧД и микрофильмы на правах подлинников) в количественном и процентном выражении, причём процент определяется по отношению к общему объёму документов соответствующего вида:
Состав НСА к документам на бумажной основе
| | Показатели | Всего | 1 кат. | 2 кат. | 3 кат. | Некат.
| | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6
| | 1 | в уд. сост. : кол-во | | | | |
| | 2 | % | | | | |
| | 3 | без ист. спр.: кол-во | | | | |
| | 4 | % | | | | |
| | 5 | подлежит: н/оп.- кол-во | | | | |
| | 6 | % | | | | |
| | 7 | редактир.- кол-во | | | | |
| | 8 | % | | | | |
| | 9 | перераб. – кол-во | | | | |
| | 10 | % | | | | |
| | 11 | некомплект.оп.: кол-во | | | | |
| | 12 | % | | | | |
|
Для описания таблицы на приведённом рисунке пронумерованы графы и строки.
Стр. 1, 3 – указывается количество фондов
Стр. 2, 4 – процент фондов данного показателя по отношению соответственно к общему количеству фондов и к количеству фондов каждой категории
Стр. 5, 7, 9 – указывается количество дел (ед.хр.)
Стр. 6, 8, 10 – процент дел данного показателя по отношению соответственно к общему объёму документов и к объёму дел каждой категории
Стр. 11 – указывается количество описей, имеющих менее 3 экз.
Стр. 12 – процент некомплектных описей по отношению соответственно к общему количеству описей и к количеству описей каждой категории.
| 
